E-Rechnungspflicht B2B 2025: Was Unternehmen jetzt für 2027 vorbereiten müssen
Rückblick auf die E-Rechnungspflicht (Januar 2025)
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht
für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich.
Damit begann die schrittweise Umsetzung einer der größten digitalen Reformen des deutschen Rechnungswesens. Nahezu alle Unternehmen – von kleinen GmbHs bis zu internationalen Konzernen – sind verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Der Start verlief nicht ohne Herausforderungen, da viele Unternehmen kurzfristig ihre ERP-Systeme anpassen, E-Mail-Prozesse ändern und Mitarbeitende schulen mussten.
Mittlerweile zeigt sich, dass die meisten Unternehmen empfangsseitig vorbereitet sind, aber längst nicht alle erfüllen schon die weitergehenden Anforderungen für die kommenden Jahre.
Der aktuelle Stand: Was gilt bereits?
Seit 2025 gilt verbindlich:
- Empfangspflicht ab 2025: Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes inländische B2B-Unternehmen gesetzlich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Papier- und PDF-Rechnungen (Versand): Diese sind im B2B-Bereich nicht sofort vollständig unzulässig. Es gibt Übergangsfristen für den Versand:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen (wie PDFs) weiterhin versendet werden, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027.
- Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle B2B-Umsätze zwingend als E-Rechnung erstellt und versendet werden.
- Rechtskonforme Formate: Nur strukturierte elektronische Rechnungen, die der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen, gelten als rechtskonforme E-Rechnungen im Sinne der neuen Regelung.
- Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0, nicht nur 2.1.1) sind die gängigsten und zulässigen Formate, da sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen. Die bloße Zusendung einer PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten (XML) ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Damit ist der erste Schritt der Digitalisierung erfolgreich umgesetzt, doch der nächste folgt bereits in wenigen Jahren.
Die nächsten Fristen der Versandpflicht bis 2027/2028
Während Unternehmen seit Anfang 2025 E-Rechnungen empfangen müssen, folgt ab 2027 die Pflicht zur Ausstellung (Versand) elektronischer Rechnungen.
Die Umsetzung erfolgt gestaffelt nach Unternehmensgröße und Transaktionsart.
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 dürfen keine papierbasierten oder unstrukturierten Rechnungen (z. B. PDFs) mehr versendet werden.
Übergangsregelungen im Überblick
| Zeitraum | Regelung | Betroffene Unternehmen |
|---|---|---|
| 2025–2026 | Empfangspflicht aktiv, Versand freiwillig | Alle Unternehmen |
| Ab 2027 | Verpflichtender Versand strukturierter E-Rechnungen (große Unternehmen zuerst) | Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen |
| Ab 2028 | Vollständige Umstellungspflicht für alle B2B-Unternehmen | Alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland |
Technische Formate und Praxisprobleme
Nach wie vor gelten XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.1.1) als die beiden zulässigen Formate. Doch in der Praxis zeigen sich Unterschiede:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD 2.1.1+ |
|---|---|---|
| Struktur | Reines XML | Hybrid (PDF + XML) |
| Vorteile | Standard der öffentlichen Hand, hohe Datenkonsistenz | Lesbar für Menschen, kompatibel mit vielen ERP-Systemen |
| Nachteile | Keine visuelle Darstellung | Etwas komplexere Integration |
| Empfehlung | Öffentliche Aufträge, große Unternehmen | Mittelstand, gemischte Systeme |
Viele Unternehmen setzen aktuell auf ZUGFeRD, um sowohl rechtssicher als auch pragmatisch zu arbeiten. Wichtig bleibt jedoch, dass das XML-Datenmodell vollständig den EU-Anforderungen entsprechen muss.
Typische Compliance-Fehler nach Einführung der Pflicht
Im Laufe des Jahres 2025 haben sich bestimmte Musterfehler herauskristallisiert, die Unternehmen nun dringend vermeiden sollten:
- Verwechslung von PDF und E-Rechnung: viele Systeme erzeugen weiterhin PDFs statt strukturierter Rechnungen.
- Fehlende Archivierungspflichten: elektronische Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden.
- Unvollständige Stammdatenpflege: ohne korrekte USt-IDs oder Firmenadressen sind Rechnungen ungültig.
- Fehlerhafte Formatversionen: nur aktuelle Versionen (ZUGFeRD ≥ 2.1.1, XRechnung ≥ 2.3) sind zugelassen.
- Unzureichende Compliance-Dokumentation: Finanzprüfungen verlangen Nachweise über die Systemkonformität.
Handlungsempfehlungen für 2026
Das Jahr 2026 ist das entscheidende Übergangsjahr, um sich auf die Versandpflicht vorzubereiten. Unternehmen sollten jetzt:
- Rechnungsversandprozesse prüfen und automatisieren,
- Lieferanten- und Kundenvereinbarungen anpassen,
- Vertragsklauseln zur Rechnungsstellung aktualisieren,
- Testläufe mit XRechnung und ZUGFeRD starten,
- und eine Compliance-Auditierung vornehmen lassen.
Gerade für mittelständische Unternehmen bietet sich 2026 an, um frühzeitig Rechtssicherheit zu schaffen, bevor die Pflicht zur Ausstellung verbindlich wird.
Jetzt Prozesse optimieren
Die E-Rechnungspflicht B2B hat Deutschland im Jahr 2025 digital transformiert – aber der Weg ist noch nicht zu Ende.
Mit den nächsten Stufen 2027 und 2028 rückt die vollständige elektronische Rechnungsstellung näher.
Unternehmen, die jetzt ihre Systeme prüfen und rechtzeitig optimieren, vermeiden nicht nur Sanktionen, sondern schaffen auch Effizienz- und Automatisierungsvorteile.
Unsere Kanzlei ist auf IT-Recht und Datenschutzrecht spezialisiert und berät Unternehmen von der technischen Einführung bis zur datenschutzkonformen Abwicklung bei der rechtssicheren Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht B2B
Noch nicht verpflichtend. Die Versandpflicht beginnt gestaffelt ab 2027, spätestens 2028 für alle.
Bis Ende 2026 ja, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 nicht mehr zulässig.
Nur strukturierte Formate nach EU-Norm (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ≥ 2.1.1).
Es drohen steuerliche Nachteile, Bußgelder und Verlust des Vorsteuerabzugs.
