Bürokratieentlastungsgesetz IV: Digitale Arbeitsverträge, Textform im Nachweisgesetz u.a.: Was Personaler jetzt wissen sollten
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) reagiert der Gesetzgeber unter anderem auf einen seit Jahren bestehenden Kritikpunkt aus der Praxis: zu viel Papier, zu viele Formvorgaben und zu wenig digitale Flexibilität im Arbeitsleben.
Besonders relevant sind die Änderungen für Personalabteilungen im Bereich der Arbeitsverträge und des Nachweisgesetzes.
1. Ausgangssituation: Das bisherige Problem
Arbeitsverträge konnten zwar schon immer grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden, also auch mündlich. In der Praxis spielte das jedoch kaum eine Rolle, weil das Nachweisgesetz Arbeitgeber verpflichtete, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer mit eigenhändiger Unterschrift auszuhändigen.
„Schriftform“ bedeutete:
- Dokument ausdrucken
- unterschreiben
- physisch übergeben oder per Post versenden
Gerade seit der Verschärfung des Nachweisgesetzes im Jahr 2022 führte das zu erheblichem Mehraufwand im Recruiting und Onboarding. Digitale Prozesse mussten häufig unterbrochen werden, nur um eine handschriftliche Unterschrift einzuholen. Und auch eine Reihe weiterer arbeitsrechtlicher Dokumente unterlagen der strikten Schriftform.
2. Die zentrale Neuerung: Textform statt Schriftform
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wird das Nachweisgesetz entscheidend modernisiert. Künftig genügt in vielen Fällen die sogenannte Textform.
Was bedeutet Textform konkret?
- Keine eigenhändige Unterschrift mehr erforderlich
- Übermittlung per E-Mail möglich
- Bereitstellung als PDF-Dokument ausreichend
- Elektronische Signaturen zulässig
Entscheidend ist, dass das Dokument:
- für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
- gespeichert werden kann und
- ausgedruckt werden kann.
Damit können Arbeitsverträge und Nachweise künftig vollständig digital übermittelt werden – ein erheblicher Fortschritt für moderne HR-Strukturen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Mitarbeitende ausdrücklich den Nachweis in Schriftform verlangen. Dann bleibt alles beim Alten.
3. Was heißt das für den Arbeitsvertrag?
Für unbefristete Arbeitsverhältnisse können Personaler damit künftig deutlich einfacher digitale Prozesse nutzen, sofern die Mitarbeitenden nicht auf den Nachweis in Schriftform bestehen. Der Vertrag kann beispielsweise:
- per E-Mail versendet werden
- in einem Bewerbermanagementsystem bereitgestellt werden
- über eine elektronische Signaturlösung abgeschlossen werden
Wichtig bleibt jedoch: Der Arbeitgeber trägt weiterhin die Verantwortung dafür, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen vollständig enthalten sind, denn lediglich die formalen Anforderungen sinken – die inhaltlichen nicht.
4. Achtung: Diese Fälle bleiben schriftformbedürftig
Trotz der Erleichterungen gibt es weiterhin Konstellationen, in denen die strenge Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erforderlich ist. Dazu zählen insbesondere:
- Befristete Arbeitsverträge (mit Ausnahme der standardmäßigen Altersbefristung)
- Kündigungen
- Aufhebungsverträge
Gerade bei Befristungen ist besondere Vorsicht geboten. Hier führt ein Verstoß gegen die Schriftform nicht nur zu einem Formfehler, sondern kann dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.
5. Praktische Auswirkungen auf HR-Prozesse
Die Reform ist insbesondere für folgende Bereiche relevant:
Recruiting
Vertragsangebote können schneller versendet und abgeschlossen werden. Medienbrüche entfallen.
Remote-Arbeit
Bei internationalen oder ortsunabhängigen Mitarbeitenden entfällt vielfach der Versand von Papierdokumenten.
Onboarding
Digitale Vertragsunterzeichnung lässt sich nahtlos in Onboarding-Prozesse integrieren.
Archivierung
Digitale Dokumentation vereinfacht die langfristige Aufbewahrung und spätere Nachweiserbringung.
6. Was Personaler jetzt konkret prüfen sollten
Um die neuen Möglichkeiten rechtssicher zu nutzen, empfiehlt sich ein strukturierter Anpassungsprozess:
- Vertragsmuster überprüfen und ggf. anpassen
- HR-Software auf digitale Bereitstellung ausrichten
- Prozesse für Befristungen klar abgrenzen
- Zustell- bzw. Zugangsnachweise sicherstellen
- Mitarbeitende in HR über die neuen Regelungen informieren
Wichtig ist insbesondere der Nachweis des Zugangs. Es sollte dokumentiert werden können, wann und wie der Vertrag übermittelt wurde.
7. Weitere Erleichterungen
Weitere Erleichterungen nach dem BEG IV betreffen die Arbeitnehmerüberlassung, Arbeitszeugnisse und Elternzeitanträge. Im Einzelnen:
a) Erleichterungen bei der Arbeitnehmerüberlassung
Künftig genügt für den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher grundsätzlich die Textform. Das bedeutet:
- Kein zwingendes Originaldokument mit Unterschrift mehr
- Abschluss per E-Mail oder elektronischem Dokument möglich
- Digitale Signaturlösungen einsetzbar
Für Personaldienstleister und Unternehmen, die regelmäßig mit Zeitarbeit arbeiten, bedeutet das eine deutliche Beschleunigung der Prozesse. Gerade bei kurzfristigen Projektstarts entfällt der administrative Aufwand rund um Papierdokumente und Postlaufzeiten.
b) Erleichterungen bei Arbeitszeugnissen
Bislang war ein Arbeitszeugnis zwingend schriftlich zu erteilen – also als Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift. Künftig kann ein Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form erteilt werden (die schlichte Textform reicht hier nicht aus) – allerdings nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers.
Das bedeutet konkret:
- Ausstellung als digitales Dokument (z. B. PDF) möglich
- Qualifizierte elektronische Signatur erforderlich
- Papierausdruck nicht mehr zwingend notwendig
Die Zustimmung des Arbeitnehmers ist entscheidend. Ohne Einverständnis bleibt es beim Anspruch auf ein schriftliches, also eigenhändig unterschriebenes Zeugnis.
c) Erleichterungen bei Elternzeitanträgen
Bislang mussten Beschäftigte ihr Elternzeitverlangen zwingend schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift einreichen (§ 16 BEEG). Eine E-Mail war nicht ausreichend. Künftig genügt für die Anmeldung der Elternzeit grundsätzlich die Textform.
Auch Anträge auf Teilzeit während der Elternzeit können künftig in Textform gestellt werden. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Mitarbeitenden und Personalabteilung erheblich. Gerade bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder kurzfristigen Anpassungen sorgt das für mehr Handlungsspielraum und schnellere Klärung.
8. Kein Abbau von Arbeitnehmerschutz
Die Reform dient der Entlastung, nicht der Abschwächung von Schutzvorschriften. Die Pflicht zur transparenten Information bleibt bestehen. Auch mögliche Bußgelder bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz bleiben grundsätzlich erhalten.
Der Unterschied liegt ausschließlich in der Form der Dokumentation, nicht im Umfang der Informationspflichten.
Fazit: Bürokratieentlastungsgesetz IV entlastet HR spürbar
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt für Personalabteilungen eine spürbare Erleichterung. Die Möglichkeit, Arbeitsverträge, Nachweise und weitere bislang der Schriftform bedürftige Dokumente digital in Textform zu übermitteln, entspricht der modernen Arbeitsrealität und reduziert unnötige Bürokratie.
Gleichzeitig bleibt Sorgfalt gefragt: Befristungen und bestimmte Erklärungen im Arbeitsrecht (insbesondere Beendigungserklärungen) erfordern weiterhin die klassische Schriftform.
Wer seine HR-Prozesse jetzt sauber strukturiert und digital aufstellt, kann nicht nur administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch Recruiting und Onboarding deutlich effizienter gestalten.
Für Personaler ist das BEG IV damit weniger eine juristische Feinheit als vielmehr eine echte operative Chance.
Jetzt handeln und Prozesse prüfen
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV eröffnet Personalabteilungen neue digitale Spielräume – aber nur, wenn bestehende Prozesse aktiv überprüft und angepasst werden.
Kontaktieren Sie uns und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Vertragsmuster, Onboarding-Abläufe und HR-Systeme auf den Prüfstand zu stellen. Klären Sie insbesondere, wo künftig Textform ausreicht und in welchen Fällen weiterhin zwingend Schriftform erforderlich ist.
Wer jetzt strukturiert umstellt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern beschleunigt Recruiting und Vertragsmanagement nachhaltig.
