Einführung

Spätestens seit Anwendungsbeginn der DS-GVO am 25. Mai 2018 sollten Unternehmen auch im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation umfangreiche technische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutze der Rechte und Freiheiten der von Datenverarbeitungen betroffenen Personen gewährleisten. Doch auch in Ansehung zu schützender Geschäftsgeheimnisse sollte zwingend angedacht werden, sich mit dem Thema der E-Mail Verschlüsselung auseinanderzusetzen. Schließlich kann der unverschlüsselte E-Mail Versand mit dem einer Postkarte verglichen werden. Nachfolgend wollen wir Ihnen in aller Kürze aus der Perspektive eines Rechtsanwalts darstellen, welche Möglichkeiten hierzu bestehen. 

Kategorien von Verschlüsselungsmethoden

Es existieren zwei grundlegende Verschlüsselungsmechanismen: Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung/Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Vorauszuschicken ist, dass eine E-Mail nicht nur aus Daten in Form des versendeten Inhalts (Body) besteht, sondern auch umfangreiche Metadaten wie Absender und Empfänger, das Datum und den Betreff (Header) enthält.

Eine Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung verschlüsselt nur die einzelnen Abschnitte im Versandkanal, das heißt, von wem, wann und von wo die E-Mail versandt wurde. Das sind die Metadaten. Eine Verschlüsselung des E-Mail-Inhalts kann sehr aufwändig mithilfe einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorgenommen werden, wobei jedoch die Metadaten nicht verschlüsselt werden und weiter einsehbar bleiben. 

Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung/Transportverschlüsselung

Bei der Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung bei E-Mails lautet der aktuelle Standard TLS – entweder mit oder ohne STARTTLS. TLS ist der Nachfolger von SSL. Eine Verschlüsselung erfolgt hier jedoch nur auf Transportebene, das heißt, dass nur die Kommunikation zwischen zwei E-Mail-Servern verschlüsselt erfolgt. Die interne Weitergabe der E-Mail auf dem Server des Host-Providers der E-Mail an den Adressaten verläuft unverschlüsselt. STARTTLS dient nur der Einleitung einer mit TLS verschlüsselten Kommunikation. Zuerst beginnt die Kommunikation unverschlüsselt, indem der E-Mail-Client über STARTTLS die angebotenen Möglichkeiten des E-Mail-Servers anfragt. Erst dann erfolgt ein Aufbau einer verschlüsselten Verbindung.

Da die Kommunikation zwischen E-Mail-Client und E-Mail-Server unverschlüsselt abläuft, ist die Authentizität der E-Mail nicht gewährleistet. Dies kann durch Signieren korrigiert werden. Das Signieren muss im Client oder Browser aktiviert werden. Mithilfe eines Zertifikats wird dann festgestellt, ob die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert wurde.

Für die Verschlüsselung auf Transportebene lässt sich auf die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erarbeiteten Richtlinie „BSI TR-03108: Secure E-Mail Transport“ zurückgreifen. Diensteanbieter können auf Grundlage dieser Richtlinie durch das BSI zertifiziert werden. 

Ein Problem bei STARTTLS ist, dass das Mailprogramm den unverschlüsselten Port aussucht und erst danach die Verschlüsselung benutzt. Dabei muss sich das Mailprogramm mit dem Server abstimmen. Ist das Mailprogramm so konfiguriert, dass es eine Verschlüsselung zwingend voraussetzt, können sich Server und das Mailprogramm nicht einig werden und die E-Mail wird unverschlüsselt übertragen.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Um auf Nummer sicher zu gehen, bedarf es einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei haben sich zwei Verfahren etabliert: S/MIME und OpenPGP. Außerdem kann eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Form einer symmetrischen oder asymmetrischen Verschlüsselung erfolgen. Bei der symmetrischen Verschlüsselung besitzen Versender und Empfänger einen gemeinsamen Schlüssel (Single-Key-Verfahren). Dabei wird eine Information mit einem Kennwort verschlüsselt. Diese Information wird zusammen mit dem Schlüssel übertragen, z.B. PDF-Datei, ZIP-Archiv. Dieses Verfahren lässt sich jedoch mit hohem Rechenaufwand (Brute-Force-Attacke) aushebeln. Außerdem kann der Empfänger nicht überprüfen, von wem das Dokument stammt.

Von der Single-Key-Methode hebt sich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ab. Hierbei handelt es sich um eine asymmetrische Verschlüsselung (Public-Key-Verfahren), da Versender und Empfänger über jeweils einen individuellen Schlüssel verfügen. Das darauf basierende Verfahren heißt RSA. Im Falle der asymmetrischen Verschlüsselung müssen sowohl Sender als auch Empfänger gegenseitig ihre Schlüssel austauschen, was zugleich das größte Problem in der Praxis offenbart: Sämtliche Kommunikationspartner müssen vor Aufnahme der Kommunikation ihre öffentlichen PGP-Schlüssel austauschen. Mithilfe eines solchen Schlüssels lässt sich dann die Nachricht des jeweils anderen entschlüsseln und lesen. Das Dokument muss somit mit dem eigenen (private key) Schlüssel 1 verschlüsselt werden, um mit dem dazu korrespondierenden Schlüssel 2 (public key) – der zuvor dem Empfänger übermittelt werden muss – entschlüsselt werden zu können.

Cloud Mail

Neben den oben genannten Optionen existiert mit der Cloud-Mail ein weiteres Verfahren mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei wird eine E-Mail nicht direkt an den Adressaten versendet, sondern in eine Cloud hochgeladen, zu der man sich mittels eines zuvor telefonisch übermittelten Passworts anmelden muss. Technisch bedingt können die Teilnehmer die Nachricht nur in diesem Portal lesen.

DS-GVO Vorgaben der Landesbeauftragten für Datenschutz NRW

In NRW empfiehlt der Landesbeauftragte für Datenschutz, die Einhaltung der von der DS-GVO geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen bezüglich des E-Mail-Versandes anhand mehrerer Punkte:

• Es soll mindestens eine Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung verwendet werden.
• Einhalten der Richtlinie BSI TR-03108.
• Bei besonders sensiblen Daten muss eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet werden.
• Keine personenbezogenen Daten innerhalb der Betreffzeile.

Eine länderübergreifende Empfehlung der Datenschutzkonferenz (DSK) steht noch aus.

Verschlüsselung im Unternehmen und Umsetzung in der Praxis

Wollen Sie wichtige Dokumente und Nachrichten schützen, empfiehlt sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, damit keine unbefugten Dritten Ihre Dokumente lesen können. Besonders relevant ist diese Verschlüsselungsmethode, wenn sie wichtige Geschäftsgeheimnisse schützen möchten. Das Einrichten ist allerdings mit etwas Aufwand verbunden. 

Dabei empfiehlt sich beispielsweise die Installation des Programms Gpg4win. Anschließend muss ein neuer Schlüssel (Key) und ein dazu korrespondierendes Alias erstellt werden. Um Anonymität zu gewährleisten, sollten bei der Angabe der E-Mail-Adresse als auch des Alias neue Fantasie-Namen genutzt werden. Eine funktionsfähige E-Mail-Adresse wird nicht benötigt. Um nachher mit anderen Personen zu kommunizieren, muss der eigene Schlüssel weitergegeben werden und der öffentliche Schlüssel des Absenders einer verschlüsselten E-Mail importiert werden. Eine nutzerfreundliche Anleitung zur Verteilung öffentlicher Schlüssel hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erstellt. Das Projekt heißt „EasyGPG“. Grundlage ist ein Web Key Directory (WKD), was die sonst bei PGP üblichen öffentlichen Key Server ersetzt. Das Web Key Directory muss vom E-Mail-Provider angeboten werden. Dabei durchsucht der E-Mail-Client das Web Key Directory automatisch nach dem zu einer E-Mail zugehörigen Schlüssel und stellt diesen anschließend per HTTPS bereit.

WKD ist in GnuPG seit Version 2.1.12 implementiert. Unter den E-Mail-Clients unterstützen Thunderbird mit der Erweiterung Enigmail 2.0 und Outlook mit GpgOL seit Version 2.2.0 das Web Key Directory.

Wenn Ihnen potentielle Einblicke Dritter egal sind, Sie jedoch nicht möchten, dass man mitverfolgen kann mit wem Sie kommunizieren, greifen Sie auf eine Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung zurück. Diese lässt sich einfach aktivieren; auf vielen Rechnern ist sie schon standardmäßig aktiviert. Verschlüsselte E-Mails erkennen Sie in Outlook an dem Schloss-Zeichen.

Fazit

Die Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wäre das Optimum, um sicher Inhalte zu verschicken. In der Praxis steckt die Umsetzung bei vielen Nutzern aufgrund von Überforderung oder mangelnder Sensibilität, besonders aber auch aufgrund der jahrzehntelangen laxen Einstellung und fehlenden Standards seitens des Monopolisten bei PC-Betriebssystem im Umgang mit persönlichen Daten, noch in den Kinderschuhen.

Solange sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch nicht als Standard etabliert hat, empfiehlt sich für die Kommunikation vertraulicher Daten diese als Anhang einer E-Mail in eine externe Datei auszulagern (Z.B. PDF) und separat mit einem Kennwort zu verschlüsseln. Alternativ kann man auch personenbezogene Daten verschlüsselt auf sichere Cloudspeicher hochladen.

Die Datenschutzkonferenz (DSK) erarbeitet derzeit Empfehlungen zur datenschutzkonformen E-Mail-Kommunikation. Daher stehen die obigen Ausführungen unter dem Vorbehalt späterer Anpassungen an die Empfehlungen.

Gerne können Sie zur vertraulichen Kommunikation unseren PGP-Schlüssel erfragen.