Hinweisgeberschutzgesetz: Interne Meldestellen rechtssicher einrichten

Frau ruft Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz an

Hinweisgeberschutzgesetz: Interne Meldestellen rechtssicher einrichten

Frau ruft Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz an

Was Unternehmen und Arbeitgeber seit Juli 2023 verpflichtend umsetzen müssen und warum eine gut aufgestellte Meldestelle weit mehr ist als ein gesetzliches Pflichtprogramm.

Einleitung

Bei vielen Unternehmen und Arbeitgebern besteht noch erheblicher Handlungsbedarf, wenn es um die rechtssichere Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht.

Das Gesetz gilt seit Juli 2023. Wer bis heute keine funktionsfähige Meldestelle betreibt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern verliert im Ernstfall die Kontrolle: Mitarbeitende können sich direkt an externe Behörden wenden, ohne dem Unternehmen die Chance zur internen Klärung zu geben.

Was ist das HinSchG und wen trifft es?

Das HinSchG ist die deutsche Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937). Es schafft einen rechtlichen Rahmen, der Beschäftigten ermöglicht, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften zu melden ohne Repressalien durch den Arbeitgeber befürchten zu müssen.

Die Pflicht trifft alle Beschäftigungsgeber im Sinne des § 3 Abs. 9 HinSchG, unabhängig von der Rechtsform. Erfasst sind juristische Personen des Privatrechts wie GmbH, AG, Verein, Genossenschaft und Stiftung, rechtsfähige Personengesellschaften wie OHG und KG sowie sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen. Auch öffentliche Einrichtungen fallen unter das Gesetz.

Zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten. Gezählt wird nach Köpfen, Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte inklusive. Für Grenzfälle gilt eine praktische Faustformel: ein Jahr davor, ein Jahr danach.

Der Begriff der Beschäftigten ist in § 3 Abs. 8 HinSchG bewusst weit gefasst. Er umfasst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende, Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten, arbeitnehmerähnliche Personen sowie Menschen in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen. Diese Definition erfüllt einen doppelten Zweck: Sie bestimmt, wer Meldungen erstatten darf, und ist zugleich Grundlage für die Berechnung des Schwellenwertes.

Was bedeutet das HinSchG konkret für Unternehmen?

Missstände und Regelverstöße werden häufig zuerst von denen bemerkt, die mitten im Betrieb stehen. Der Gesetzgeber hat diesen Umstand mit dem HinSchG geregelt sowie einen strukturierten, vertraulichen Meldeweg geschaffen.

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, eine interne Meldestelle einzurichten und dauerhaft zu betreiben, die Identität der hinweisgebenden Person zu schützen, gesetzliche Fristen einzuhalten, anonyme Meldungen zu ermöglichen, eine zuständige meldebeauftragte Person zu benennen und Repressalien gegen Meldende aktiv zu unterbinden.

Welche Verstöße fallen überhaupt in den Anwendungsbereich?

Das HinSchG schützt nicht jede Meldung automatisch. Es kommt entscheidend darauf an, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, denn nur dann genießt die hinweisgebende Person den vollen gesetzlichen Schutz.

Erfasst sind nach § 3 Abs. 2 HinSchG Handlungen und Unterlassungen, die im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit begangen werden, rechtswidrig sind und einen der in § 2 HinSchG genannten Rechtsbereiche betreffen. Konkret sind das strafbewehrte Verstöße wie Betrug, Bestechung oder Untreue, bußgeldbewehrte Verstöße zum Schutz von Leben, Gesundheit oder Beschäftigtenrechten.

Was ist nicht erfasst?

Nicht erfasst sind rein privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit sowie unethisches Verhalten ohne konkreten Rechtsverstoß. Für Unternehmen bedeutet das: Die Meldestelle muss eingehende Hinweise sachlich einordnen und bewerten, ob der Anwendungsbereich überhaupt eröffnet ist. Denn davon hängt ab, welche Schutzpflichten ausgelöst werden und wie das weitere Verfahren abläuft.

Keinen Schutz genießt außerdem, wer wissentlich falsche Angaben macht oder grob fahrlässig ohne jeden tatsächlichen Anhaltspunkt meldet. Ein lückenloser Beweis ist hingegen nicht erforderlich: Ein begründeter Verdacht genügt, und wer zumutbare Schritte zur Verifikation unternommen hat, handelt schutzwürdig.

Übersicht: HinschG-Pflichten auf einen Blick

Pflicht Regelung Frist/Schwelle
Interne Meldestelle einrichten § 12 HinSchG Ab 50 Beschäftigten
Eingangsbestätigung § 17 HinSchG binnen 7 Tagen
Rückmeldung zu Folgemaßnahmen § 17 HinSchG binnen 3 Monaten
Anonyme Meldungen ermöglichen § 42 HinSchG seit 01.01.2025
Vertraulichkeit wahren § 9 HinSchG fortlaufend
Repressalien-Verbot § 36 HinSchG mit Beweislastumkehr
Bußgeld bei Verstößen § 40 HinSchG (§§ 30, 130 OWiG) bis zu 50.000 €

Wie richtet man eine interne Meldestelle rechtssicher ein?

Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ist das Herzstück des HinSchG. Wie die Stelle betrieben wird, können Unternehmen grundsätzlich selbst entscheiden.

Bei der internen Lösung wird eine geeignete Person im Unternehmen, etwa aus der Compliance, Rechts- oder HR-Abteilung mit der Aufgabe betraut und entsprechend geschult. Entscheidend ist, dass sie weisungsunabhängig handeln kann und keine Interessenkonflikte bestehen.

Bei der externen Lösung beauftragt das Unternehmen einen Dritten, etwa eine Ombudsperson oder einen spezialisierten Dienstleister. Dieser übernimmt den Betrieb der Meldestelle vollständig. Die rechtliche Verantwortung verbleibt jedoch stets beim Unternehmen.

Für viele KMU ist die externe Lösung die pragmatischere Wahl: Sie erfordert (außer der Zahlung einer Vergütung) nicht die Bereitstellung eigener Ressourcen, gewährleistet die notwendige Unabhängigkeit und schafft bei Beschäftigten erfahrungsgemäß mehr Vertrauen.

Was muss die Meldestelle konkret leisten?

Eine rechtssichere Meldestelle ist mehr als ein Postfach. Das Gesetz schreibt einen strukturierten Prozess vor, der eingehalten werden muss:

  1. Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen
    Die hinweisgebende Person erhält eine Bestätigung des Eingangs ihrer Meldung.
  2. Prüfung des sachlichen Anwendungsbereich
    Die Meldestelle prüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den Schutzbereich des HinSchG fällt.
  3. Laufender Kontakt mit der hinweisgebenden Person und Sachverhaltsaufklärung
    Die hinweisgebende Person wird fortlaufend einbezogen und bei Bedarf um weitere Informationen gebeten.
  4. Folgemaßnahmen und Rückmeldung binnen 3 Monaten
    Als Folgemaßnahmen kommen interne Untersuchungen, die Verweisung an eine Behörde, der Abschluss des Verfahrens oder die Weitergabe an eine spezialisierte interne Einheit in Betracht.

Schutz der hinweisgebenden Personen

Damit das System funktioniert, braucht es vor allem eines: Vertrauen. Beschäftigte melden nur dann, wenn sie sicher sein können, dass ihnen daraus keine Nachteile entstehen. Das HinSchG stellt hierfür einen dreifachen Schutz bereit.

Der Vertraulichkeitsschutz nach § 8 HinSchG stellt sicher, dass die Identität der hinweisgebenden Person gemäß den Vorgaben im Datenschutz ohne deren Zustimmung nicht offenbart werden darf, auch nicht gegenüber der Person, gegen die sich die Meldung richtet.

Der Schutz vor Verantwortlichkeit nach § 35 HinSchG schützt die hinweisgebende Person vor Haftung, selbst wenn sich der gemeldete Verdacht später als unbegründet herausstellt, sofern in gutem Glauben gehandelt wurde.

Das Repressalienverbot nach § 36 HinSchG untersagt jede berufliche Benachteiligung im Zusammenhang mit einer Meldung, von der Kündigung bis zur schlechteren Beurteilung.

Für Arbeitgeber folgt daraus: Es reicht nicht, eine Meldestelle technisch einzurichten. Es muss intern klar sein, dass Meldungen ernst genommen werden und dass niemand, der in gutem Glauben handelt, dafür Konsequenzen zu fürchten hat.

Was Unternehmen bei Verstößen droht

Das HinSchG ist kein zahnloses Gesetz. Wer seine Pflichten vernachlässigt, muss auf mehreren Ebenen mit Konsequenzen rechnen.

Wer vorsätzlich oder fahrlässig keine interne Meldestelle einrichtet, Meldungen behindert, die Vertraulichkeit verletzt oder Repressalien gegen hinweisgebende Personen ergreift, riskiert nach § 40 HinSchG ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.

Hinweisgebende Personen, die eine Repressalie erleiden, haben darüber hinaus nach § 37 HinSchG Anspruch auf Schadensersatz, materiell wie immateriell. Erschwerend wirkt die Beweislastumkehr nach § 36 HinSchG: Erleidet jemand nach einer Meldung einen beruflichen Nachteil, wird gesetzlich vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt. Der Arbeitgeber muss das Gegenteil beweisen.

Die Einrichtung einer rechtssicheren Meldestelle ist Teil der Leitungsverantwortung. Geschäftsführer und Vorstände, die diese Pflicht vernachlässigen und dem Unternehmen dadurch einen Schaden verursachen, können im Innenverhältnis persönlich haftbar gemacht werden.

Das größte Risiko ist dabei oft das unscheinbarste: Wer keine funktionierende interne Meldestelle betreibt, verliert die Möglichkeit zur internen Klärung. Beschäftigte können sich jederzeit direkt an das Bundesamt für Justiz wenden. Ist es erst so weit gekommen, hat das Unternehmen jeden Einfluss auf den weiteren Verlauf verloren.

So setzen Sie in Ihrem Unternehmen das Hinweisgeberschutzgesetz erfolgreich um

Die rechtlichen Anforderungen sind klar, an der praktischen Umsetzung hapert es häufig. Die folgenden Schritte helfen, das Gesetz strukturiert und rechtssicher umzusetzen.

Schritt 1: Klären Sie, ob Sie verpflichtet sind.

Zählen Sie Ihre Beschäftigten nach Köpfen, Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte inklusive. Wer die Schwelle von 50 Beschäftigten erreicht oder absehbar erreichen wird, sollte jetzt handeln.

Schritt 2: Entscheiden Sie sich für die richtige Lösung.

Interne Besetzung, externe Ombudsperson oder digitales Meldesystem, alle drei Wege sind gesetzlich zulässig. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und anonyme Meldungen tatsächlich gewährleistet.

Schritt 3: Legen Sie Prozesse fest und sichern Sie Fristen.

Eine Meldestelle ohne klaren internen Ablauf ist keine. Halten Sie schriftlich fest, wer was bis wann tut. Im Streitfall ist diese Dokumentation Ihr wichtigstes Schutzinstrument.

Schritt 4: Informieren Sie Ihre Belegschaft und schulen Sie Führungskräfte.

Die beste Meldestelle nützt nichts, wenn niemand sie kennt. Führungskräfte müssen zudem das Repressalienverbot kennen und verstehen. Gerade hier entstehen in der Praxis die größten Haftungsrisiken.

Schritt 5: Überprüfen Sie die Meldestelle regelmäßig.

Das HinSchG ist kein einmaliges Projekt. Prüfen Sie mindestens einmal jährlich, ob Ihre Meldestelle noch den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere wenn sich Beschäftigtenzahl, Unternehmensstruktur oder Rechtslage verändert haben.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt Unternehmen vor konkrete Pflichten. Wer sie auf die lange Bank schiebt, zahlt am Ende mehr als der Aufwand der Umsetzung gewesen wäre. Bußgelder, Schadensersatzansprüche und der Verlust der Kontrolle über interne Vorgänge sind keine abstrakten Risiken, sondern reale Konsequenzen.

Eine gut aufgestellte Meldestelle schafft einen vertraulichen Kanal, über den Missstände früh erkannt und intern gelöst werden, bevor sie eskalieren. Das ist kein bürokratischer Mehraufwand, sondern ein handfester Vorteil. Wer jetzt handelt, hat die Wahl. Wer wartet, hat sie bald nicht mehr.

Unser Angebot

Als auf IT-Recht spezialisierte Kanzlei beherrscht RICKERT.LAW nicht nur die technische Implementierung digitaler Meldesysteme, sondern agiert für Sie auch an den entscheidenden Schnittstellen zum Arbeitsrecht und Datenschutz mit fundierter Expertise und langjähriger Erfahrung.

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Bürokratieentlastungsgesetz IV: Digitale Arbeitsverträge, Textform im Nachweisgesetz u.a. – Was Personaler jetzt wissen sollten

Bürokratieentlastungsgesetz IV

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Digitale Arbeitsverträge, Textform im Nachweisgesetz u.a.: Was Personaler jetzt wissen sollten

Bürokratieentlastungsgesetz IV

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) reagiert der Gesetzgeber unter anderem auf einen seit Jahren bestehenden Kritikpunkt aus der Praxis: zu viel Papier, zu viele Formvorgaben und zu wenig digitale Flexibilität im Arbeitsleben.

Besonders relevant sind die Änderungen für Personalabteilungen im Bereich der Arbeitsverträge und des Nachweisgesetzes.

1. Ausgangssituation: Das bisherige Problem

Arbeitsverträge konnten zwar schon immer grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden, also auch mündlich. In der Praxis spielte das jedoch kaum eine Rolle, weil das Nachweisgesetz Arbeitgeber verpflichtete, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer mit eigenhändiger Unterschrift auszuhändigen.

„Schriftform“ bedeutete:

  • Dokument ausdrucken
  • unterschreiben
  • physisch übergeben oder per Post versenden

Gerade seit der Verschärfung des Nachweisgesetzes im Jahr 2022 führte das zu erheblichem Mehraufwand im Recruiting und Onboarding. Digitale Prozesse mussten häufig unterbrochen werden, nur um eine handschriftliche Unterschrift einzuholen. Und auch eine Reihe weiterer arbeitsrechtlicher Dokumente unterlagen der strikten Schriftform.

2. Die zentrale Neuerung: Textform statt Schriftform

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wird das Nachweisgesetz entscheidend modernisiert. Künftig genügt in vielen Fällen die sogenannte Textform.

Was bedeutet Textform konkret?

  • Keine eigenhändige Unterschrift mehr erforderlich
  • Übermittlung per E-Mail möglich
  • Bereitstellung als PDF-Dokument ausreichend
  • Elektronische Signaturen zulässig

Entscheidend ist, dass das Dokument:

  • für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
  • gespeichert werden kann und
  • ausgedruckt werden kann.

Damit können Arbeitsverträge und Nachweise künftig vollständig digital übermittelt werden – ein erheblicher Fortschritt für moderne HR-Strukturen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Mitarbeitende ausdrücklich den Nachweis in Schriftform verlangen. Dann bleibt alles beim Alten.

3. Was heißt das für den Arbeitsvertrag?

Für unbefristete Arbeitsverhältnisse können Personaler damit künftig deutlich einfacher digitale Prozesse nutzen, sofern die Mitarbeitenden nicht auf den Nachweis in Schriftform bestehen. Der Vertrag kann beispielsweise:

  • per E-Mail versendet werden
  • in einem Bewerbermanagementsystem bereitgestellt werden
  • über eine elektronische Signaturlösung abgeschlossen werden

Wichtig bleibt jedoch: Der Arbeitgeber trägt weiterhin die Verantwortung dafür, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen vollständig enthalten sind, denn lediglich die formalen Anforderungen sinken – die inhaltlichen nicht.

4. Achtung: Diese Fälle bleiben schriftformbedürftig

Trotz der Erleichterungen gibt es weiterhin Konstellationen, in denen die strenge Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erforderlich ist. Dazu zählen insbesondere:

  • Befristete Arbeitsverträge (mit Ausnahme der standardmäßigen Altersbefristung)
  • Kündigungen
  • Aufhebungsverträge

Gerade bei Befristungen ist besondere Vorsicht geboten. Hier führt ein Verstoß gegen die Schriftform nicht nur zu einem Formfehler, sondern kann dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.

5. Praktische Auswirkungen auf HR-Prozesse

Die Reform ist insbesondere für folgende Bereiche relevant:

Recruiting

Vertragsangebote können schneller versendet und abgeschlossen werden. Medienbrüche entfallen.

Remote-Arbeit

Bei internationalen oder ortsunabhängigen Mitarbeitenden entfällt vielfach der Versand von Papierdokumenten.

Onboarding

Digitale Vertragsunterzeichnung lässt sich nahtlos in Onboarding-Prozesse integrieren.

Archivierung

Digitale Dokumentation vereinfacht die langfristige Aufbewahrung und spätere Nachweiserbringung.

6. Was Personaler jetzt konkret prüfen sollten

Um die neuen Möglichkeiten rechtssicher zu nutzen, empfiehlt sich ein strukturierter Anpassungsprozess:

  1. Vertragsmuster überprüfen und ggf. anpassen
  2. HR-Software auf digitale Bereitstellung ausrichten
  3. Prozesse für Befristungen klar abgrenzen
  4. Zustell- bzw. Zugangsnachweise sicherstellen
  5. Mitarbeitende in HR über die neuen Regelungen informieren

Wichtig ist insbesondere der Nachweis des Zugangs. Es sollte dokumentiert werden können, wann und wie der Vertrag übermittelt wurde.

7. Weitere Erleichterungen

Weitere Erleichterungen nach dem BEG IV betreffen die Arbeitnehmerüberlassung, Arbeitszeugnisse und Elternzeitanträge. Im Einzelnen:

a) Erleichterungen bei der Arbeitnehmerüberlassung

Künftig genügt für den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher grundsätzlich die Textform. Das bedeutet:

  • Kein zwingendes Originaldokument mit Unterschrift mehr
  • Abschluss per E-Mail oder elektronischem Dokument möglich
  • Digitale Signaturlösungen einsetzbar

Für Personaldienstleister und Unternehmen, die regelmäßig mit Zeitarbeit arbeiten, bedeutet das eine deutliche Beschleunigung der Prozesse. Gerade bei kurzfristigen Projektstarts entfällt der administrative Aufwand rund um Papierdokumente und Postlaufzeiten.

b) Erleichterungen bei Arbeitszeugnissen

Bislang war ein Arbeitszeugnis zwingend schriftlich zu erteilen – also als Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift. Künftig kann ein Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form erteilt werden (die schlichte Textform reicht hier nicht aus) – allerdings nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers.

Das bedeutet konkret:

  • Ausstellung als digitales Dokument (z. B. PDF) möglich
  • Qualifizierte elektronische Signatur erforderlich
  • Papierausdruck nicht mehr zwingend notwendig

Die Zustimmung des Arbeitnehmers ist entscheidend. Ohne Einverständnis bleibt es beim Anspruch auf ein schriftliches, also eigenhändig unterschriebenes Zeugnis.

c) Erleichterungen bei Elternzeitanträgen

Bislang mussten Beschäftigte ihr Elternzeitverlangen zwingend schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift einreichen (§ 16 BEEG). Eine E-Mail war nicht ausreichend. Künftig genügt für die Anmeldung der Elternzeit grundsätzlich die Textform.

Auch Anträge auf Teilzeit während der Elternzeit können künftig in Textform gestellt werden. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Mitarbeitenden und Personalabteilung erheblich. Gerade bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder kurzfristigen Anpassungen sorgt das für mehr Handlungsspielraum und schnellere Klärung.

8. Kein Abbau von Arbeitnehmerschutz

Die Reform dient der Entlastung, nicht der Abschwächung von Schutzvorschriften. Die Pflicht zur transparenten Information bleibt bestehen. Auch mögliche Bußgelder bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz bleiben grundsätzlich erhalten.

Der Unterschied liegt ausschließlich in der Form der Dokumentation, nicht im Umfang der Informationspflichten.

Fazit: Bürokratieentlastungsgesetz IV entlastet HR spürbar

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt für Personalabteilungen eine spürbare Erleichterung. Die Möglichkeit, Arbeitsverträge, Nachweise und weitere bislang der Schriftform bedürftige Dokumente digital in Textform zu übermitteln, entspricht der modernen Arbeitsrealität und reduziert unnötige Bürokratie.

Gleichzeitig bleibt Sorgfalt gefragt: Befristungen und bestimmte Erklärungen im Arbeitsrecht (insbesondere Beendigungserklärungen) erfordern weiterhin die klassische Schriftform.

Wer seine HR-Prozesse jetzt sauber strukturiert und digital aufstellt, kann nicht nur administrativen Aufwand reduzieren, sondern auch Recruiting und Onboarding deutlich effizienter gestalten.

Für Personaler ist das BEG IV damit weniger eine juristische Feinheit als vielmehr eine echte operative Chance.

Jetzt handeln und Prozesse prüfen

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV eröffnet Personalabteilungen neue digitale Spielräume – aber nur, wenn bestehende Prozesse aktiv überprüft und angepasst werden.

Kontaktieren Sie uns und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Vertragsmuster, Onboarding-Abläufe und HR-Systeme auf den Prüfstand zu stellen. Klären Sie insbesondere, wo künftig Textform ausreicht und in welchen Fällen weiterhin zwingend Schriftform erforderlich ist.

Wer jetzt strukturiert umstellt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern beschleunigt Recruiting und Vertragsmanagement nachhaltig.

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Entgelttransparenz-Richtlinie 2023/970: Was Unternehmen bis 2026 umsetzen müssen

Mann und Frau sitzen auf Geldstücken: Entgelttransparenz 2023/970
Mann und Frau sitzen auf Geldstücken: Entgelttransparenz 2023/970

Entgelttransparenz-Richtlinie 2023/970: Was Unternehmen 2026 umsetzen müssen

Bis spätestens zum 7. Juni 2026 muss die Entgelttransparenz-Richtlinie (RL (EU) 2023/970) in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union umgesetzt werden. Ziel der Richtlinie ist es, die Gender-Pay-Gap bei gleichwertiger Arbeit zu schließen und damit die Chancengleichheit zwischen Männern und Frauen in Unternehmen zu erhöhen.

In Deutschland gibt es zwar bereits seit 2018 das Entgelttransparenzgesetz, dieses genügt aber den Anforderungen der Richtlinie nicht vollständig. Unternehmen sollten sich deshalb nicht darauf ausruhen, dass sie bisher die Kriterien erfüllt haben. Selbst wenn die Richtlinie nicht rechtzeitig umgesetzt werden sollte, könnten Mitarbeitende ihre Rechte unmittelbar aus der Richtlinie geltend machen. Für Unternehmen bedeutet das, dass Anpassungen eher früher als später durchgeführt werden sollten.

Wir haben nachfolgend die wichtigsten Änderungen durch die Richtlinie zusammengefasst.

1. Berichtspflicht

Unternehmen, die mindestens 100 Beschäftigte haben, sind verpflichtet, über geschlechtsspezifische Lohnunterschiede zu berichten. Dabei tritt die Berichtspflicht schrittweise in Kraft: für Unternehmen mit mehr als 150 Beschäftigte ab Juni 2027 und für alle Unternehmen ab 100 Beschäftigte ab Juni 2031.

Bei mehr als 250 Beschäftigten muss jährlich Bericht erstattet werden, bei allen anderen Unternehmen besteht eine dreijährige Berichtspflicht.

Wenn entsprechende Lohnunterschiede bestehen, muss das betreffende Unternehmen diese anhand neutraler Faktoren rechtfertigen. Wenn es dazu nicht in der Lage ist, muss ein Abhilfeverfahren durchgeführt werden.

2. Auskunftsrechte

Die Beschäftigten sind berechtigt, von ihrem Arbeitgeber Auskunft über das Einkommen anderer Beschäftigter sowie über das durchschnittliche Einkommen zu verlangen. Kriterien der Vergleichsgruppen können anhand der Geschlechter oder anhand gleicher oder gleichwertiger Arbeit gebildet werden. Dieses Auskunftsrecht besteht unabhängig von der Größe des Unternehmens.

3. Auskunft für Bewerberinnen und Bewerber

Neu ist auch, dass Bewerberinnen und Bewerber schon vor dem Vorstellungsgespräch Angaben zum Gehalt bzw. zur Gehaltsspanne oder zur Anwendbarkeit eines Tarifvertrages erhalten sollen. Das kann bereits durch die Stellenausschreibung erfolgen. Außerdem dürfen Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr nach ihrem früheren Gehalt gefragt werden.

4. Beweislastverlagerung

Weiter wird die Beweislast auf den Arbeitgeber verlagert. Das bedeutet, dass im Falle von Streitigkeiten der Arbeitgeber beweisen muss, dass entweder keine Ungleichheit bezüglich des Gehalts vorliegt oder dass eine solche durch Vorliegen objektiver, neutraler Faktoren gerechtfertigt ist.

5. Sanktionen

Nicht außer Acht zu lassen sind auch die in der Entgelttransparenz-Richtlinie angedrohten Sanktionen. Diese sollen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein. Dabei sind insbesondere Geldbußen vorgesehen, die auf dem Bruttojahresumsatz oder auf der Gesamtentgeltsumme des jeweiligen Unternehmens beruhen können.

6. Schadensersatz und Entschädigungen

Weiter stehen Beschäftigten Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche bei festgestellter Lohnungleichheit zu.  Die Gehaltsdifferenz kann für die vergangenen drei Jahre geltend gemacht werden.  Im Zusammenhang mit der Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers dürfte es künftig daher häufig zu einer nachträglichen Geltendmachung kommen. Klägerinnen und Klägern soll außerdem Unterstützung bei gerichtlichen Verfahren zur Seite gestellt werden.

Bei vielen Unternehmen dürften auch Unterschiede im Rahmen von sogenannten verdeckten Vergütungen bestehen. Betroffen ist nämlich nicht nur das reine Gehalt, sondern auch individuelle Zulagen, Sonderzahlungen, Leistungsboni, variable Vergütungen, Firmenwagen und andere Sachbezüge, Weiterbildungsbudgets sowie Vorteile wie flexible Arbeitszeiten.

Die Vorgaben der Entgelttransparenz-Richtlinie betreffen zentrale Fragen des Arbeitsrechts und erfordern in vielen Unternehmen Anpassungen an Prozessen, internen Zuständigkeiten sowie die Umsetzung konkreter Transparenz- und Berichtspflichten. Daher raten wir dringend dazu, bereits jetzt die Vergütungsstrukturen zu dokumentieren und Führungskräfte und Beschäftigte zu informieren und vorzubereiten

Sie sind sich unsicher, ob Ihr Unternehmen alle Bedingungen bezüglich der Entgelttransparenz hinreichend erfüllt? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Überprüfung und bei den wichtigsten Vorkehrungen.

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Microsoft Teams erfasst Büro-Anwesenheit: datenschutz- und arbeitsrechtlich fraglich

Mitarbeiter in seinem Büro
Mitarbeiter in seinem Büro

Microsoft Teams erfasst Büro-Anwesenheit: Datenschutz- und Arbeitsrechtsfragen im Fokus

Ab Dezember führt Microsoft Teams eine neue Funktion ein: Die Software kann künftig automatisch erkennen, ob sich Mitarbeitende im Büro aufhalten. Grundlage dafür ist die Verbindung mit dem Unternehmens-WLAN. Sobald diese besteht, wird der Standort als aktueller Arbeitsort angezeigt.

Die Idee dahinter: hybride Arbeitsmodelle sollen einfacher koordiniert werden. Doch die Neuerung stößt nicht überall auf Zustimmung. Datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Fragen stehen im Raum. Kritiker warnen, dass durch die Funktion ein Überwachungsgefühl entstehen könnte. Die Möglichkeit, Anwesenheit automatisch zu erfassen, könnte außerdem den Druck erhöhen, ins Büro zurückzukehren, obwohl Arbeit im Homeoffice keineswegs mit geringerer Produktivität gleichzusetzen ist.

Datenschutz, Einwilligung und Persönlichkeitsrechte

Die kontinuierliche Standortbestimmung greift in das allgemeine Persönlichkeitsrecht und die informationelle Selbstbestimmung ein. Entscheidend wird daher sein, ob Mitarbeitende freiwillig in die Nutzung einwilligen können. Hier bestehen Zweifel, da die Angst vor möglichen Nachteilen bei einer Verweigerung mitschwingen könnte.

Die Anwesenheitserfassung wird jedoch nicht automatisch aktiviert, sondern muss freigeschaltet werden. Vor der Einführung empfiehlt es sich, die rechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig zu prüfen.

Planen Sie, diese Funktion in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Schritte für eine sichere und rechtskonforme Anwendung vorzubereiten. 

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EU-AI-Act und KI im Personalwesen: Neue Regeln für den verantwortungsvollen Einsatz von HR-Tech

AI-Act und Personalwesen
AI-Act und Personalwesen

EU-AI-Act und KI im Personalwesen: Neue Regeln für den verantwortungsvollen Einsatz von HR-Tech

Künstliche Intelligenz (KI) ist bereits Bestandteil technikaffiner Personalabteilungen. Von automatisierten Bewerbungsanalysen über Chatbots im Recruiting bis hin zu KI-gestützter Mitarbeiterentwicklung – sogenannte HR-Tech-Lösungen versprechen mehr Effizienz und objektivere Entscheidungen. Doch mit der zunehmenden Automatisierung wächst auch die Verantwortung, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Fairness und Transparenz.

Mit dem EU-AI-Act hat die Europäische Union nun den weltweit ersten umfassenden Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz geschaffen. Er soll sicherstellen, dass KI-Systeme im Einklang mit europäischen Werten und Grundrechten eingesetzt werden. Für Unternehmen bedeutet das: Der Einsatz von KI im Personalwesen wird künftig strenger reguliert und fällt in vielen Fällen sogar unter die Kategorie der Hochrisiko-KI.

1. Kernpunkte des Beschäftigtendatenschutzes

Der AI-Act (Artificial Intelligence Act) wurde im Frühjahr 2024 verabschiedet und tritt schrittweise in Kraft. Sein Ziel ist es, Vertrauen in KI zu schaffen, Innovation zu fördern und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

Das Gesetz verfolgt einen risikobasierten Ansatz: Je höher das Risiko eines KI-Systems für Grundrechte oder Sicherheit, desto strenger die Anforderungen. Dabei werden vier Risikostufen unterschieden:

  1. Unannehmbares Risiko: KI-Anwendungen, die gegen fundamentale Rechte verstoßen, werden verboten (z. B. soziale Bewertungssysteme oder manipulative KI).
  2. Hohes Risiko: KI-Systeme, die erhebliche Auswirkungen auf Menschen haben können, unterliegen strengen Auflagen.
  3. Begrenztes Risiko: Systeme müssen bestimmte Transparenzpflichten erfüllen.
  4. Minimales Risiko: keine besonderen Pflichten, z. B. KI-gestützte Spamfilter.

Gerade HR-Tech-Lösungen wie Bewerbermanagement-Software, automatisierte Eignungstests oder Tools zur Leistungsbewertung gelten laut EU-AI-Act in der Regel als Hochrisiko-KI, da sie direkte Auswirkungen auf Beschäftigte oder Bewerber haben können.

2. Warum HR-Tech oft als Hochrisiko-KI gilt

Der Personalbereich ist besonders sensibel, da hier über Menschen und ihre berufliche Zukunft entschieden wird. KI-gestützte Systeme im HR-Umfeld können – bewusst oder unbewusst – Diskriminierungen verstärken, wenn sie etwa auf verzerrten Datensätzen trainiert wurden.

Beispiele für Hochrisiko-Anwendungen im Personalwesen sind:

  • Automatisierte Bewerberauswahl: KI-Tools, die Lebensläufe, Bewerbungsschreiben oder Video-Interviews analysieren.
  • Predictive Analytics: Systeme, die die Wahrscheinlichkeit einer Beförderung, Kündigung oder Leistung vorhersagen.
  • Mitarbeiterüberwachung: Tools, die Produktivität oder das Verhalten in Echtzeit erfassen.

Für solche Systeme fordert der AI-Act umfangreiche Maßnahmen, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Fairness sicherzustellen.

3. Anforderungen des EU-AI-Acts an den Einsatz von KI im Personalwesen

Unternehmen, die KI im HR-Kontext einsetzen oder entwickeln, müssen eine Reihe von Pflichten erfüllen. Dazu zählen:

a) Risikobewertung und Konformitätsprüfung

Bevor eine Hochrisiko-KI in Betrieb genommen wird, ist eine Konformitätsbewertung erforderlich. Dabei müssen Unternehmen dokumentieren, dass das System den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ähnlich wie bei einer CE-Kennzeichnung.

b) Datenqualität und Verzerrungs(Bias)-Vermeidung

Die Trainingsdaten müssen relevant, repräsentativ und frei von Diskriminierung sein. Das bedeutet: Historische HR-Daten müssen auf Verzerrungen geprüft und gegebenenfalls bereinigt werden.

c) Technische Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Unternehmen müssen detailliert festhalten, wie und auf welcher Grundlage die KI Entscheidungen trifft. Diese Dokumentation ist auch Grundlage für mögliche Audits durch Aufsichtsbehörden.

d) Transparenzpflichten gegenüber Betroffenen

Bewerber:innen und Mitarbeitende müssen darüber informiert werden, dass und wie KI-Systeme eingesetzt werden. Zudem sollen sie das Recht haben, eine menschliche Überprüfung der Entscheidung zu verlangen.

e) Überwachung und menschliche Aufsicht

Auch nach der Einführung müssen KI-Systeme regelmäßig überwacht werden. Der Mensch bleibt letztlich verantwortlich; eine vollständige Automatisierung von Personalentscheidungen ist nicht zulässig.,

4. Datenschutz bleibt zentral

Neben den neuen KI-Regeln bleibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) weiterhin uneingeschränkt gültig.
Das bedeutet:

  • Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage besteht.
  • Betroffene haben Anspruch auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.
  • Bei automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten, ist laut Artikel 22 DSGVO eine menschliche Intervention vorgeschrieben.

Das Zusammenspiel von AI-Act und Datenschutzrecht macht den HR-Bereich besonders komplex. Unternehmen müssen beide Regime sorgfältig aufeinander abstimmen, technische Compliance allein reicht nicht aus. Auch rechtliche Compliance ist vonnöten.

5. Chancen für verantwortungsvolle HR-Innovation

Trotz der neuen Pflichten bietet der EU-AI-Act auch Chancen. Wer frühzeitig in transparente, erklärbare und ethisch verantwortbare KI-Lösungen investiert, kann bei Bewerber:innen, Mitarbeitenden und Aufsichtsbehörden Vertrauen aufbauen.

Zudem fördert die Regulierung eine neue Generation von HR-Tech-Lösungen, die Fairness und Datenschutz by Design umsetzen. Beispiele sind:

  • KI-gestützte Systeme, die Verzerrungen (Bias) aktiv erkennen und ausgleichen.
  • Tools mit Explainable AI-Funktionen, die Entscheidungen nachvollziehbar machen.
  • Plattformen, die Bewerbern Kontrolle über ihre Daten geben.

Langfristig kann die Regulierung so zu mehr Qualität und Fairness im Recruiting und Personalmanagement führen.

6. Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Damit Unternehmen auf den AI-Act vorbereitet sind, sollten sie frühzeitig handeln:

  1. Bestandsaufnahme durchführen: Welche KI-Systeme werden im HR-Bereich eingesetzt oder geplant?
  2. Risikoklassifizierung prüfen: Handelt es sich um Hochrisiko-KI im Sinne des Gesetzes?
  3. Datenmanagement optimieren: Bias-Prüfungen und Datenqualität sicherstellen.
  4. Compliance-Strukturen aufbauen: Zuständigkeiten, Dokumentation und Prozesse festlegen.
  5. Schulungen und Sensibilisierung: HR-Teams und IT-Abteilungen müssen die neuen Pflichten kennen.
  6. Transparenz schaffen: Mitarbeitende und Bewerber:innen aktiv über KI-Einsatz informieren.

Fazit

Der EU-AI-Act markiert einen Wendepunkt für den Einsatz von KI im Personalwesen. Während HR-Tech-Lösungen weiterhin große Effizienzpotenziale bieten, steigt der regulatorische Anspruch erheblich. Der Einsatz von Hochrisiko-KI in sensiblen Bereichen wie Recruiting oder Leistungsbewertung erfordert künftig ein hohes Maß an Verantwortung, Transparenz und rechtlicher Sorgfalt.

Unternehmen, die jetzt in Compliance, Datenqualität und ethische KI investieren, können nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch das Vertrauen ihrer Belegschaft stärken und den Weg für eine zukunftsfähige, faire und datenschutzkonforme HR-Technologie ebnen.

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AI Act: Eine Weichenstellung in der Regulierung künstlicher Intelligenz

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

AI Act: Eine Weichenstellung in der Regulierung künstlicher Intelligenz

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

AI Act – was sich jetzt ändert

Einleitung

Die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) stellt die Gesellschaft vor neue Herausforderungen und Chancen. Schon heute sind Chatbots und KI-generierte Bilder und Videos weit verbreitete Manifestationen dieser Technologie. 

Um die Risiken zu minimieren und die Vorteile zu maximieren, hat die Europäische Union den AI Act verabschiedet. Dieses Gesetz gilt als eines der weltweit ersten umfassenden Regelwerke für den Einsatz von KI und soll einen Rahmen für die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen schaffen, der die Grundrechte und Werte der EU schützt.

Was regelt der AI Act, und warum?

Ziel des AI Act ist es, einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Entwicklung, den Vertrieb und die Nutzung von KI-Systemen in der Europäischen Union zu schaffen. Dabei orientiert es sich am Produktsicherheitsrecht.

KI-Systeme werden nach ihren potenziellen Risiken für Sicherheit, Grundrechte und Demokratie in verschiedene Kategorien eingeteilt. Anwendungen, die als inakzeptabel angesehen werden, wie z.B. Sozialkredit-Systeme wie in China, soziale Manipulation oder Massenüberwachung, werden verboten. KI-Systeme mit hohem Risiko, wie sie beispielsweise in der Strafverfolgung oder im Personalwesen eingesetzt werden, müssen strenge Anforderungen an Transparenz, Robustheit und menschliche Aufsicht erfüllen. Der AI Act soll dazu beitragen, dass KI-Systeme ethisch vertretbar und transparent entwickelt und eingesetzt werden.

Der AI Act unterscheidet zwischen verschiedenen Risikokategorien von KI-Systemen und legt je nach Risiko unterschiedliche Anforderungen fest. Bestimmte KI-Anwendungen, die als Gefahr für die Grundrechte oder die öffentliche Sicherheit angesehen werden, sind verboten. Für KI-Systeme mit hohem Risiko gelten strenge Anforderungen an Datenqualität, Robustheit, Transparenz und menschliche Aufsicht. Die EU-Mitgliedstaaten sind für die Marktüberwachung zuständig und müssen sicherstellen, dass KI-Systeme die Anforderungen des AI Act erfüllen. Eine europäische Behörde soll die Zusammenarbeit der Mitgliedstaaten koordinieren und die einheitliche Anwendung des AI Act sicherstellen.

Der AI Act wird erhebliche Auswirkungen auf die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen haben. Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder einsetzen, müssen sich auf umfangreiche Anpassungen einstellen. Insbesondere für Unternehmen, die KI-Systeme in risikoreichen Bereichen einsetzen, wird der administrative Aufwand steigen. Anbieter von Hochrisiko-Systemen müssen eine sog. Konformitätsbewertung durchlaufen, um ihr Produkt in der EU auf den Markt zu bringen. Gleichzeitig bietet der AI Act auch Chancen für Unternehmen, die sich an die neuen Regeln anpassen und vertrauenswürdige KI-Lösungen anbieten können.

Kritiker argumentieren, dass die Anforderungen, insbesondere für risikoreiche KI, zu hoch und bürokratisch sind. Dies könne Innovationen hemmen und kleinere Unternehmen benachteiligen. Die Definitionen von Begriffen wie „Hochrisiko-KI“ sind teilweise unklar und führen zu Rechtsunsicherheit. Die Beurteilung, welche KI-Systeme als risikoreich einzustufen sind, ist subjektiv und kann zu unterschiedlichen Interpretationen führen. Zudem erschwert die schnelle Entwicklung von KI-Modellen eine statische Risikobewertung. Zu strenge Vorschriften könnten die europäische KI-Forschung und -Entwicklung behindern und dazu führen, dass Unternehmen ihre Aktivitäten in Regionen mit weniger strengen Vorschriften verlagern.  

Dies könnte dazu führen, dass Europa im globalen Wettlauf um die Führungsrolle im Bereich der KI zurückfällt.

Was ist bei der Regulierung nach dem AI Act zu beachten?

Der AI Act ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer ethischen und verantwortungsvollen Entwicklung von künstlicher Intelligenz. Mit der Einführung eines umfassenden Rechtsrahmens schafft die EU die Grundlage für den Einsatz von KI-Systemen. 

Unternehmen und Entwickler müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen, um weiterhin erfolgreich am Markt bestehen zu können. Gleichzeitig bietet der AI Act auch Chancen für Innovation und Wachstum in diesem Bereich. Wichtig ist jedoch, die Kritik ernst zu nehmen und den Rechtsrahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Regulierung und Innovation ist entscheidend, um die Vorteile von KI zu nutzen und die Risiken zu minimieren.

Wenn Sie Fragen zum AI Act oder zu anderen Aspekten der KI-Regulierung haben, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie umfassend zu beraten und Ihre Anliegen zu klären. Ob Sie Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Regelungen benötigen oder einfach nur mehr über die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen erfahren möchten – wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam die Chancen und Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz erkunden. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

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Sicherer Umgang mit KI im Unternehmensalltag

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

Sicherer Umgang mit künstlicher Intelligenz im Unternehmensalltag 

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

Was darf Ki im Unternehmen?

Einleitung

Wir haben in unserem ersten Artikel bereit einen kurzen Überblick darüber gegeben, was genau eigentlich unter Künstliche Intelligenzen (KI) verstanden wird und haben in diesem Rahmen die Verordnung zur Regulierung von KI den sogenannten Artificial Intelligence Act (AI Act) beleuchtet. 

Im Nachfolgenden möchten wir noch tiefer ins Detail gehen und Darstellen wie man KI im Unternehmen einsetzten kann. 

Künstliche Intelligenzen sind heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen Innovation, Effizienz und könnten europäischen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit dem AI Act soll ein Regelwerk für den sicheren Umgang mit Künstlichen Intelligenzen in der Europäischen Union festgelegt werden (dazu haben wir bereits in unserem ersten Artikel Stellung genommen.). Adressaten dieses Gesetzes sind nicht nur die Entwickler von KI, sondern auch Unternehmen, die KI nutzen. Welche laut Lars Klingholz, Leiter Künstliche Intelligenz beim Digitalverband Bitcom, ein Großteil der europäischen Unternehmen sein. Der Verband begrüßt jedoch den AI Act und sieht ihn als Möglichkeit nachhaltig KI einzusetzen. 

Wie kann man Künstliche Intelligenzen im Unternehmen nutzen? 

Ob in Form eines Chatbot im Bereich des Kundenservice, zur Auswertung von Kundenbewertungen, in Gestalt von Robotern in der Fabrikation oder gar Tools zur Zusammenfassung von Kundengesprächen, die Einsatzmöglichkeiten von KI in Unternehmen sind vielfältig. 

KI ist in der Lage, ganze Aufgabenbereiche selbständig zu übernehmen und kann dabei helfen, neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, Vertriebswege zu optimieren und die Produktionsleistung zu steigern. Das Europäische Parlament hofft, dass dies zu einer positiven Entwicklung in Sektoren führen wird, die bereits in der Europäischen Union etabliert sind, wie Maschinenbau, Landwirtschaft, Gesundheitswesen oder auch Mode. 

Im Bereich Human Resources kann KI beispielsweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen unterstützen, indem sie das gesamte Verfahren der Stellenausschreibung, der Durchführung des Bewerbungsgesprächs und der Auswahl der Teilnehmenden übernimmt. Einzig die Entscheidung, welcher Kandidat eingestellt wird, muss dann nur noch der Arbeitgebende treffen, da automatisierte Einzelentscheidungen nach Art. 22 DS-GVO verboten sind. 

Das Thema Videoüberwachung, insbesondere im Unternehmenskontext ist hingegen heikel und nicht selten mit Stolperfallen für den Arbeitgeber verbunden. Während bei Berufen mit hohem Berufsrisiko, beispielsweise bei der Polizei, KI zur Wahrung des persönlichen Schutzes verwendet wird, ist KI in anderen Bereichen in der Lage die Erstellung von Leistungs- und Bewegungsprofile der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Dies stellt jedoch regelmäßig einen nicht notwendigen Eingriff in die Rechte und Freiheiten der Mitarbeitenden dar und soll daher künftig durch das neue Beschäftigtendatenschutzgesetz besser geregelt werden. 

Bei der Nutzung von KI am Arbeitsplatz kann sich auch ein Konflikt mit der Informationspflicht des Arbeitsgebers gegenüber den Arbeitnehmenden ergeben. Neben der Information darüber, dass mit KI gearbeitet wird, ist auch die Offenlegung des Aufbaus und die Funktionsweise des Algorithmus der KI nötig. Oftmals arbeiten Unternehmen jedoch mit KI-Anwendungen anderer Unternehmen, deren Algorithmus ein Geschäftsgeheimnis ist und haben daher selbst keine Kenntnis über die konkrete Funktionsweise der KI. Hieraus kann sich dann ein Informationsdefizit des Arbeitgebers gegenüber den Arbeitnehmenden ergeben. 

Künstliche Intelligenzen sind imstande, zahlreiche Aufgaben übernehmen. Wie sieht es mit den Arbeitsplätzen aus? 

Bei vielen Arbeitnehmenden besteht nach wie vor die Sorge aufgrund von KI ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Künstliche Intelligenzen sind stetig in der Entwicklung und erweitern daher täglich ihr Wissen und ihre Fähigkeiten. Während einige Ökonomen dies für Berufe mit routinierten Tätigkeiten vorhersagen, sehen andere das Problem eher bei den fehlenden Investitionen in die Entwicklung von KI, insbesondere in Deutschland. Durch diesen Marktanteilverlust würden viel mehr Arbeitsplätze verloren gehen und nicht etwa durch die Übernahme von Tätigkeiten durch KI. Während in den USA allein im Jahr 2022 47,4 Mrd. US-Dollar in die Entwicklung Künstlicher Intelligenzen investiert wurde, gefolgt von China mit 13,4 Mrd. US-Dollar, waren es in Deutschland hingegen nur 2,4 Mrd. US-Dollar. Allerdings investierte auch kein anderer EU-Staat mehr.  

Welche konkreten Probleme ergeben sich beim Einsatz von KI im Unternehmensalltag? 

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) kritisiert in einer Stellungnahme den Einsatz von generativer KI-Anwendungen durch Arbeitnehmende am Arbeitsplatz. Gerade durch die Integration generativer KI in alltäglich genutzte Anwendungen wie Textverarbeitungsprogrammen oder auch Suchmaschinen ist die Hürde für die Nutzung denkbar gering. Arbeitnehmende müssen sich dessen bewusst sein, dass sie auch hier die datenschutzrechtlichen Grundsätze beachten und insbesondere eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben müssen. Dabei sind insbesondere Arbeitgeber in der Pflicht, entsprechend zu schulen und ihre Beschäftigten für die Problematik zu sensibilisieren. Die Verwendung solcher Systeme führt zudem häufig zu einem Konflikt mit dem datenschutzrechtlichen Transparenzgebot. Es ist häufig kaum oder gar nicht zu erkennen aus welchem Datenpool die KI ihr Wissen bezieht. 

Ein Fall aus den USA zeigt, dass das Wissen der KI auch veraltet oder vielmehr noch die herausgegebenen Informationen falsch sein kann. Ein Anwalt aus den USA hatte mithilfe des Chatbots ChatGPT nach Präzedenzfällen im Zusammenhang mit Verjährungen gesucht. ChatGPT hatte ihm daraufhin falsche Fälle präsentiert. Die KI war in der Lage mithilfe ihres Wissens ganze Fallakten zu erfinden, welche wiederum Verweise auf weitere erfundene Gerichtsurteile enthielten. Das Gericht sah darin einen Täuschungsversuch, welcher gravierende Folgen für den Rechtsanwalt haben könnte.  

Kompliziert wird es also vor allem bei der Frage der Haftung. Ob Fehler auf Anwender- oder Programmfehler zurückzuführen sind, kann gegebenenfalls schwierig zu beweisen sein. Auch bei der Generierung von Bildern stellt sich die Frage, wem dieses gehört. Dem Unternehmen, dass die KI eingesetzt hat, dem Mitarbeiter, der die Daten in das System eingespeist hat oder doch dem Entwickler? 

Fazit und Ausblick 

KI im Unternehmen? Ja oder nein? 

Ob der Einsatz von KI-Anwendungen sinnvoll ist, hängt von dem Tätigkeitsbereich ab. Innerhalb der Produktion stellt die Verwendung von KI eher kein Problem dar. Auch für Recherchearbeiten oder im Bewerbungsverfahren kann KI eine Erleichterung darstellen, jedoch sollten die ausgegebenen Informationen anschließend kontrolliert werden.  

Bei der Bewertung des Einsatzes von KI muss jedoch klar differenziert werden, ob gerade personenbezogene Daten verwendet werden und basierend darauf abgewogen werden, ob eine Nutzung nicht mit einem zu hohen Risiko verbunden ist. Grundsätzlich können Künstliche Intelligenzen für Unternehmen ein großer Gewinn sein, die Anwendung ist jedoch mit Vorsicht zu genießen.  

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Kommen bald endlich Regelungen für die Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung

Unternehmen warten auf Klarheit

Arbeitszeiterfassung

Kommen bald endlich Regelungen für die Arbeitszeiterfassung?

Einleitung

Im Rahmen seines Beschlusses vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) erklärt, dass bereits jetzt nach deutschem Recht die Arbeitszeiterfassung zum Schutz der Arbeitnehmer:innen verpflichtend ist.

Dabei beruft sich das BAG im Wesentlichen auf das sog. Stechuhr-Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO), welches die Auslegung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) betraf. Das Urteil haben wir damals auch in unserem Blog-Artikel betrachtet (zum Nachlesen unter https://rickert.law/verpflichtung-des-arbeitgebers-zur-systematischen-arbeitszeiterfassung/).

Der EuGH hatte festgestellt, dass Arbeitgeber nach Unionsrecht verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, um die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer:innen zu erfassen. Die EU-Mitgliedstaaten sind dazu angehalten, diese Pflicht umzusetzen und Details zu regeln.

Deutschland und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

In Deutschland ist die Umsetzung bisher noch nicht erfolgt. Das BAG verleiht dem EuGH-Urteil Nachdruck und drängt die Politik darauf, durch neue Regelungen im Arbeitszeitgesetz endlich Rechtsicherheit für deutsche Unternehmen zu schaffen.

Neu ist allerdings die Feststellung des BAG, dass trotz bislang fehlender Umsetzung des Unionsrechts in Deutschland schon eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt, weil § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Lichte des Unionsrecht auszulegen ist.

In seinen Urteilsgründen aus dem vergangenen Dezember machte das BAG allerdings noch keine inhaltlichen Vorgaben für zukünftige Regelungen. Es wurde offen gelassen, ob das System digital oder analog sein soll.

Zudem hat das BAG klargestellt, dass die Dokumentation der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmer:innen selbst delegiert werden kann, was beispielsweise mit Blick auf die Arbeit im Home Office interessant ist. Voreilige Schlüsse oder Ängste vor dem Ende der Vertrauensarbeitszeit sind daher unbegründet. Das BAG betont vielmehr, dass die Arbeitszeiterfassung allein dem Schutz der Arbeitnehmer:innen dient: Sie sollen davor bewahrt werden, zu viel zu arbeiten und Ruhezeiten nicht einzuhalten.

Das Bundesarbeitsministerium hat angekündigt, voraussichtlich noch im ersten Quartal 2023 einen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz vorzustellen. Bislang ist durch das Arbeitszeitgesetz nur die Aufzeichnung von Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen vorgegeben.

Fazit

Für Arbeitgeber ist es ratsam, jetzt zeitnah ein entsprechendes Erfassungssystem einzurichten oder sich zumindest näher mit praktikablen Modellen auseinanderzusetzen. Eine Strafe bei fehlender Einrichtung muss zumindest bislang noch nicht befürchtet werden.

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