Entgelttransparenz-Richtlinie 2023/970: Was Unternehmen bis 2026 umsetzen müssen

Mann und Frau sitzen auf Geldstücken: Entgelttransparenz 2023/970
Mann und Frau sitzen auf Geldstücken: Entgelttransparenz 2023/970

Entgelttransparenz-Richtlinie 2023/970: Was Unternehmen 2026 umsetzen müssen

Bis spätestens zum 7. Juni 2026 muss die Entgelttransparenz-Richtlinie (RL (EU) 2023/970) in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union umgesetzt werden. Ziel der Richtlinie ist es, die Gender-Pay-Gap bei gleichwertiger Arbeit zu schließen und damit die Chancengleichheit zwischen Männern und Frauen in Unternehmen zu erhöhen.

In Deutschland gibt es zwar bereits seit 2018 das Entgelttransparenzgesetz, dieses genügt aber den Anforderungen der Richtlinie nicht vollständig. Unternehmen sollten sich deshalb nicht darauf ausruhen, dass sie bisher die Kriterien erfüllt haben. Selbst wenn die Richtlinie nicht rechtzeitig umgesetzt werden sollte, könnten Mitarbeitende ihre Rechte unmittelbar aus der Richtlinie geltend machen. Für Unternehmen bedeutet das, dass Anpassungen eher früher als später durchgeführt werden sollten.

Wir haben nachfolgend die wichtigsten Änderungen durch die Richtlinie zusammengefasst.

1. Berichtspflicht

Unternehmen, die mindestens 100 Beschäftigte haben, sind verpflichtet, über geschlechtsspezifische Lohnunterschiede zu berichten. Dabei tritt die Berichtspflicht schrittweise in Kraft: für Unternehmen mit mehr als 150 Beschäftigte ab Juni 2027 und für alle Unternehmen ab 100 Beschäftigte ab Juni 2031.

Bei mehr als 250 Beschäftigten muss jährlich Bericht erstattet werden, bei allen anderen Unternehmen besteht eine dreijährige Berichtspflicht.

Wenn entsprechende Lohnunterschiede bestehen, muss das betreffende Unternehmen diese anhand neutraler Faktoren rechtfertigen. Wenn es dazu nicht in der Lage ist, muss ein Abhilfeverfahren durchgeführt werden.

2. Auskunftsrechte

Die Beschäftigten sind berechtigt, von ihrem Arbeitgeber Auskunft über das Einkommen anderer Beschäftigter sowie über das durchschnittliche Einkommen zu verlangen. Kriterien der Vergleichsgruppen können anhand der Geschlechter oder anhand gleicher oder gleichwertiger Arbeit gebildet werden. Dieses Auskunftsrecht besteht unabhängig von der Größe des Unternehmens.

3. Auskunft für Bewerberinnen und Bewerber

Neu ist auch, dass Bewerberinnen und Bewerber schon vor dem Vorstellungsgespräch Angaben zum Gehalt bzw. zur Gehaltsspanne oder zur Anwendbarkeit eines Tarifvertrages erhalten sollen. Das kann bereits durch die Stellenausschreibung erfolgen. Außerdem dürfen Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr nach ihrem früheren Gehalt gefragt werden.

4. Beweislastverlagerung

Weiter wird die Beweislast auf den Arbeitgeber verlagert. Das bedeutet, dass im Falle von Streitigkeiten der Arbeitgeber beweisen muss, dass entweder keine Ungleichheit bezüglich des Gehalts vorliegt oder dass eine solche durch Vorliegen objektiver, neutraler Faktoren gerechtfertigt ist.

5. Sanktionen

Nicht außer Acht zu lassen sind auch die in der Entgelttransparenz-Richtlinie angedrohten Sanktionen. Diese sollen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein. Dabei sind insbesondere Geldbußen vorgesehen, die auf dem Bruttojahresumsatz oder auf der Gesamtentgeltsumme des jeweiligen Unternehmens beruhen können.

6. Schadensersatz und Entschädigungen

Weiter stehen Beschäftigten Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche bei festgestellter Lohnungleichheit zu.  Die Gehaltsdifferenz kann für die vergangenen drei Jahre geltend gemacht werden.  Im Zusammenhang mit der Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers dürfte es künftig daher häufig zu einer nachträglichen Geltendmachung kommen. Klägerinnen und Klägern soll außerdem Unterstützung bei gerichtlichen Verfahren zur Seite gestellt werden.

Bei vielen Unternehmen dürften auch Unterschiede im Rahmen von sogenannten verdeckten Vergütungen bestehen. Betroffen ist nämlich nicht nur das reine Gehalt, sondern auch individuelle Zulagen, Sonderzahlungen, Leistungsboni, variable Vergütungen, Firmenwagen und andere Sachbezüge, Weiterbildungsbudgets sowie Vorteile wie flexible Arbeitszeiten.

Die Vorgaben der Entgelttransparenz-Richtlinie betreffen zentrale Fragen des Arbeitsrechts und erfordern in vielen Unternehmen Anpassungen an Prozessen, internen Zuständigkeiten sowie die Umsetzung konkreter Transparenz- und Berichtspflichten. Daher raten wir dringend dazu, bereits jetzt die Vergütungsstrukturen zu dokumentieren und Führungskräfte und Beschäftigte zu informieren und vorzubereiten

Sie sind sich unsicher, ob Ihr Unternehmen alle Bedingungen bezüglich der Entgelttransparenz hinreichend erfüllt? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Überprüfung und bei den wichtigsten Vorkehrungen.

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Microsoft Teams erfasst Büro-Anwesenheit: datenschutz- und arbeitsrechtlich fraglich

Mitarbeiter in seinem Büro
Mitarbeiter in seinem Büro

Microsoft Teams erfasst Büro-Anwesenheit: Datenschutz- und Arbeitsrechtsfragen im Fokus

Ab Dezember führt Microsoft Teams eine neue Funktion ein: Die Software kann künftig automatisch erkennen, ob sich Mitarbeitende im Büro aufhalten. Grundlage dafür ist die Verbindung mit dem Unternehmens-WLAN. Sobald diese besteht, wird der Standort als aktueller Arbeitsort angezeigt.

Die Idee dahinter: hybride Arbeitsmodelle sollen einfacher koordiniert werden. Doch die Neuerung stößt nicht überall auf Zustimmung. Datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Fragen stehen im Raum. Kritiker warnen, dass durch die Funktion ein Überwachungsgefühl entstehen könnte. Die Möglichkeit, Anwesenheit automatisch zu erfassen, könnte außerdem den Druck erhöhen, ins Büro zurückzukehren, obwohl Arbeit im Homeoffice keineswegs mit geringerer Produktivität gleichzusetzen ist.

Datenschutz, Einwilligung und Persönlichkeitsrechte

Die kontinuierliche Standortbestimmung greift in das allgemeine Persönlichkeitsrecht und die informationelle Selbstbestimmung ein. Entscheidend wird daher sein, ob Mitarbeitende freiwillig in die Nutzung einwilligen können. Hier bestehen Zweifel, da die Angst vor möglichen Nachteilen bei einer Verweigerung mitschwingen könnte.

Die Anwesenheitserfassung wird jedoch nicht automatisch aktiviert, sondern muss freigeschaltet werden. Vor der Einführung empfiehlt es sich, die rechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig zu prüfen.

Planen Sie, diese Funktion in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Schritte für eine sichere und rechtskonforme Anwendung vorzubereiten. 

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EU-AI-Act und KI im Personalwesen: Neue Regeln für den verantwortungsvollen Einsatz von HR-Tech

AI-Act und Personalwesen
AI-Act und Personalwesen

EU-AI-Act und KI im Personalwesen: Neue Regeln für den verantwortungsvollen Einsatz von HR-Tech

Künstliche Intelligenz (KI) ist bereits Bestandteil technikaffiner Personalabteilungen. Von automatisierten Bewerbungsanalysen über Chatbots im Recruiting bis hin zu KI-gestützter Mitarbeiterentwicklung – sogenannte HR-Tech-Lösungen versprechen mehr Effizienz und objektivere Entscheidungen. Doch mit der zunehmenden Automatisierung wächst auch die Verantwortung, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Fairness und Transparenz.

Mit dem EU-AI-Act hat die Europäische Union nun den weltweit ersten umfassenden Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz geschaffen. Er soll sicherstellen, dass KI-Systeme im Einklang mit europäischen Werten und Grundrechten eingesetzt werden. Für Unternehmen bedeutet das: Der Einsatz von KI im Personalwesen wird künftig strenger reguliert und fällt in vielen Fällen sogar unter die Kategorie der Hochrisiko-KI.

1. Kernpunkte des Beschäftigtendatenschutzes

Der AI-Act (Artificial Intelligence Act) wurde im Frühjahr 2024 verabschiedet und tritt schrittweise in Kraft. Sein Ziel ist es, Vertrauen in KI zu schaffen, Innovation zu fördern und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

Das Gesetz verfolgt einen risikobasierten Ansatz: Je höher das Risiko eines KI-Systems für Grundrechte oder Sicherheit, desto strenger die Anforderungen. Dabei werden vier Risikostufen unterschieden:

  1. Unannehmbares Risiko: KI-Anwendungen, die gegen fundamentale Rechte verstoßen, werden verboten (z. B. soziale Bewertungssysteme oder manipulative KI).
  2. Hohes Risiko: KI-Systeme, die erhebliche Auswirkungen auf Menschen haben können, unterliegen strengen Auflagen.
  3. Begrenztes Risiko: Systeme müssen bestimmte Transparenzpflichten erfüllen.
  4. Minimales Risiko: keine besonderen Pflichten, z. B. KI-gestützte Spamfilter.

Gerade HR-Tech-Lösungen wie Bewerbermanagement-Software, automatisierte Eignungstests oder Tools zur Leistungsbewertung gelten laut EU-AI-Act in der Regel als Hochrisiko-KI, da sie direkte Auswirkungen auf Beschäftigte oder Bewerber haben können.

2. Warum HR-Tech oft als Hochrisiko-KI gilt

Der Personalbereich ist besonders sensibel, da hier über Menschen und ihre berufliche Zukunft entschieden wird. KI-gestützte Systeme im HR-Umfeld können – bewusst oder unbewusst – Diskriminierungen verstärken, wenn sie etwa auf verzerrten Datensätzen trainiert wurden.

Beispiele für Hochrisiko-Anwendungen im Personalwesen sind:

  • Automatisierte Bewerberauswahl: KI-Tools, die Lebensläufe, Bewerbungsschreiben oder Video-Interviews analysieren.
  • Predictive Analytics: Systeme, die die Wahrscheinlichkeit einer Beförderung, Kündigung oder Leistung vorhersagen.
  • Mitarbeiterüberwachung: Tools, die Produktivität oder das Verhalten in Echtzeit erfassen.

Für solche Systeme fordert der AI-Act umfangreiche Maßnahmen, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Fairness sicherzustellen.

3. Anforderungen des EU-AI-Acts an den Einsatz von KI im Personalwesen

Unternehmen, die KI im HR-Kontext einsetzen oder entwickeln, müssen eine Reihe von Pflichten erfüllen. Dazu zählen:

a) Risikobewertung und Konformitätsprüfung

Bevor eine Hochrisiko-KI in Betrieb genommen wird, ist eine Konformitätsbewertung erforderlich. Dabei müssen Unternehmen dokumentieren, dass das System den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ähnlich wie bei einer CE-Kennzeichnung.

b) Datenqualität und Verzerrungs(Bias)-Vermeidung

Die Trainingsdaten müssen relevant, repräsentativ und frei von Diskriminierung sein. Das bedeutet: Historische HR-Daten müssen auf Verzerrungen geprüft und gegebenenfalls bereinigt werden.

c) Technische Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Unternehmen müssen detailliert festhalten, wie und auf welcher Grundlage die KI Entscheidungen trifft. Diese Dokumentation ist auch Grundlage für mögliche Audits durch Aufsichtsbehörden.

d) Transparenzpflichten gegenüber Betroffenen

Bewerber:innen und Mitarbeitende müssen darüber informiert werden, dass und wie KI-Systeme eingesetzt werden. Zudem sollen sie das Recht haben, eine menschliche Überprüfung der Entscheidung zu verlangen.

e) Überwachung und menschliche Aufsicht

Auch nach der Einführung müssen KI-Systeme regelmäßig überwacht werden. Der Mensch bleibt letztlich verantwortlich; eine vollständige Automatisierung von Personalentscheidungen ist nicht zulässig.,

4. Datenschutz bleibt zentral

Neben den neuen KI-Regeln bleibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) weiterhin uneingeschränkt gültig.
Das bedeutet:

  • Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage besteht.
  • Betroffene haben Anspruch auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.
  • Bei automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten, ist laut Artikel 22 DSGVO eine menschliche Intervention vorgeschrieben.

Das Zusammenspiel von AI-Act und Datenschutzrecht macht den HR-Bereich besonders komplex. Unternehmen müssen beide Regime sorgfältig aufeinander abstimmen, technische Compliance allein reicht nicht aus. Auch rechtliche Compliance ist vonnöten.

5. Chancen für verantwortungsvolle HR-Innovation

Trotz der neuen Pflichten bietet der EU-AI-Act auch Chancen. Wer frühzeitig in transparente, erklärbare und ethisch verantwortbare KI-Lösungen investiert, kann bei Bewerber:innen, Mitarbeitenden und Aufsichtsbehörden Vertrauen aufbauen.

Zudem fördert die Regulierung eine neue Generation von HR-Tech-Lösungen, die Fairness und Datenschutz by Design umsetzen. Beispiele sind:

  • KI-gestützte Systeme, die Verzerrungen (Bias) aktiv erkennen und ausgleichen.
  • Tools mit Explainable AI-Funktionen, die Entscheidungen nachvollziehbar machen.
  • Plattformen, die Bewerbern Kontrolle über ihre Daten geben.

Langfristig kann die Regulierung so zu mehr Qualität und Fairness im Recruiting und Personalmanagement führen.

6. Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Damit Unternehmen auf den AI-Act vorbereitet sind, sollten sie frühzeitig handeln:

  1. Bestandsaufnahme durchführen: Welche KI-Systeme werden im HR-Bereich eingesetzt oder geplant?
  2. Risikoklassifizierung prüfen: Handelt es sich um Hochrisiko-KI im Sinne des Gesetzes?
  3. Datenmanagement optimieren: Bias-Prüfungen und Datenqualität sicherstellen.
  4. Compliance-Strukturen aufbauen: Zuständigkeiten, Dokumentation und Prozesse festlegen.
  5. Schulungen und Sensibilisierung: HR-Teams und IT-Abteilungen müssen die neuen Pflichten kennen.
  6. Transparenz schaffen: Mitarbeitende und Bewerber:innen aktiv über KI-Einsatz informieren.

Fazit

Der EU-AI-Act markiert einen Wendepunkt für den Einsatz von KI im Personalwesen. Während HR-Tech-Lösungen weiterhin große Effizienzpotenziale bieten, steigt der regulatorische Anspruch erheblich. Der Einsatz von Hochrisiko-KI in sensiblen Bereichen wie Recruiting oder Leistungsbewertung erfordert künftig ein hohes Maß an Verantwortung, Transparenz und rechtlicher Sorgfalt.

Unternehmen, die jetzt in Compliance, Datenqualität und ethische KI investieren, können nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch das Vertrauen ihrer Belegschaft stärken und den Weg für eine zukunftsfähige, faire und datenschutzkonforme HR-Technologie ebnen.

Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne!

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AI Act: Eine Weichenstellung in der Regulierung künstlicher Intelligenz

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

AI Act: Eine Weichenstellung in der Regulierung künstlicher Intelligenz

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

AI Act – was sich jetzt ändert

Einleitung

Die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) stellt die Gesellschaft vor neue Herausforderungen und Chancen. Schon heute sind Chatbots und KI-generierte Bilder und Videos weit verbreitete Manifestationen dieser Technologie. 

Um die Risiken zu minimieren und die Vorteile zu maximieren, hat die Europäische Union den AI Act verabschiedet. Dieses Gesetz gilt als eines der weltweit ersten umfassenden Regelwerke für den Einsatz von KI und soll einen Rahmen für die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen schaffen, der die Grundrechte und Werte der EU schützt.

Was regelt der AI Act, und warum?

Ziel des AI Act ist es, einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Entwicklung, den Vertrieb und die Nutzung von KI-Systemen in der Europäischen Union zu schaffen. Dabei orientiert es sich am Produktsicherheitsrecht.

KI-Systeme werden nach ihren potenziellen Risiken für Sicherheit, Grundrechte und Demokratie in verschiedene Kategorien eingeteilt. Anwendungen, die als inakzeptabel angesehen werden, wie z.B. Sozialkredit-Systeme wie in China, soziale Manipulation oder Massenüberwachung, werden verboten. KI-Systeme mit hohem Risiko, wie sie beispielsweise in der Strafverfolgung oder im Personalwesen eingesetzt werden, müssen strenge Anforderungen an Transparenz, Robustheit und menschliche Aufsicht erfüllen. Der AI Act soll dazu beitragen, dass KI-Systeme ethisch vertretbar und transparent entwickelt und eingesetzt werden.

Der AI Act unterscheidet zwischen verschiedenen Risikokategorien von KI-Systemen und legt je nach Risiko unterschiedliche Anforderungen fest. Bestimmte KI-Anwendungen, die als Gefahr für die Grundrechte oder die öffentliche Sicherheit angesehen werden, sind verboten. Für KI-Systeme mit hohem Risiko gelten strenge Anforderungen an Datenqualität, Robustheit, Transparenz und menschliche Aufsicht. Die EU-Mitgliedstaaten sind für die Marktüberwachung zuständig und müssen sicherstellen, dass KI-Systeme die Anforderungen des AI Act erfüllen. Eine europäische Behörde soll die Zusammenarbeit der Mitgliedstaaten koordinieren und die einheitliche Anwendung des AI Act sicherstellen.

Der AI Act wird erhebliche Auswirkungen auf die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen haben. Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder einsetzen, müssen sich auf umfangreiche Anpassungen einstellen. Insbesondere für Unternehmen, die KI-Systeme in risikoreichen Bereichen einsetzen, wird der administrative Aufwand steigen. Anbieter von Hochrisiko-Systemen müssen eine sog. Konformitätsbewertung durchlaufen, um ihr Produkt in der EU auf den Markt zu bringen. Gleichzeitig bietet der AI Act auch Chancen für Unternehmen, die sich an die neuen Regeln anpassen und vertrauenswürdige KI-Lösungen anbieten können.

Kritiker argumentieren, dass die Anforderungen, insbesondere für risikoreiche KI, zu hoch und bürokratisch sind. Dies könne Innovationen hemmen und kleinere Unternehmen benachteiligen. Die Definitionen von Begriffen wie „Hochrisiko-KI“ sind teilweise unklar und führen zu Rechtsunsicherheit. Die Beurteilung, welche KI-Systeme als risikoreich einzustufen sind, ist subjektiv und kann zu unterschiedlichen Interpretationen führen. Zudem erschwert die schnelle Entwicklung von KI-Modellen eine statische Risikobewertung. Zu strenge Vorschriften könnten die europäische KI-Forschung und -Entwicklung behindern und dazu führen, dass Unternehmen ihre Aktivitäten in Regionen mit weniger strengen Vorschriften verlagern.  

Dies könnte dazu führen, dass Europa im globalen Wettlauf um die Führungsrolle im Bereich der KI zurückfällt.

Was ist bei der Regulierung nach dem AI Act zu beachten?

Der AI Act ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer ethischen und verantwortungsvollen Entwicklung von künstlicher Intelligenz. Mit der Einführung eines umfassenden Rechtsrahmens schafft die EU die Grundlage für den Einsatz von KI-Systemen. 

Unternehmen und Entwickler müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen, um weiterhin erfolgreich am Markt bestehen zu können. Gleichzeitig bietet der AI Act auch Chancen für Innovation und Wachstum in diesem Bereich. Wichtig ist jedoch, die Kritik ernst zu nehmen und den Rechtsrahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Regulierung und Innovation ist entscheidend, um die Vorteile von KI zu nutzen und die Risiken zu minimieren.

Wenn Sie Fragen zum AI Act oder zu anderen Aspekten der KI-Regulierung haben, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie umfassend zu beraten und Ihre Anliegen zu klären. Ob Sie Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Regelungen benötigen oder einfach nur mehr über die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen erfahren möchten – wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam die Chancen und Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz erkunden. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

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Sicherer Umgang mit KI im Unternehmensalltag

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

Sicherer Umgang mit künstlicher Intelligenz im Unternehmensalltag 

Daten: Immaterieller Schadensersatz bei Datenschutzverstößen

Was darf Ki im Unternehmen?

Einleitung

Wir haben in unserem ersten Artikel bereit einen kurzen Überblick darüber gegeben, was genau eigentlich unter Künstliche Intelligenzen (KI) verstanden wird und haben in diesem Rahmen die Verordnung zur Regulierung von KI den sogenannten Artificial Intelligence Act (AI Act) beleuchtet. 

Im Nachfolgenden möchten wir noch tiefer ins Detail gehen und Darstellen wie man KI im Unternehmen einsetzten kann. 

Künstliche Intelligenzen sind heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen Innovation, Effizienz und könnten europäischen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit dem AI Act soll ein Regelwerk für den sicheren Umgang mit Künstlichen Intelligenzen in der Europäischen Union festgelegt werden (dazu haben wir bereits in unserem ersten Artikel Stellung genommen.). Adressaten dieses Gesetzes sind nicht nur die Entwickler von KI, sondern auch Unternehmen, die KI nutzen. Welche laut Lars Klingholz, Leiter Künstliche Intelligenz beim Digitalverband Bitcom, ein Großteil der europäischen Unternehmen sein. Der Verband begrüßt jedoch den AI Act und sieht ihn als Möglichkeit nachhaltig KI einzusetzen. 

Wie kann man Künstliche Intelligenzen im Unternehmen nutzen? 

Ob in Form eines Chatbot im Bereich des Kundenservice, zur Auswertung von Kundenbewertungen, in Gestalt von Robotern in der Fabrikation oder gar Tools zur Zusammenfassung von Kundengesprächen, die Einsatzmöglichkeiten von KI in Unternehmen sind vielfältig. 

KI ist in der Lage, ganze Aufgabenbereiche selbständig zu übernehmen und kann dabei helfen, neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, Vertriebswege zu optimieren und die Produktionsleistung zu steigern. Das Europäische Parlament hofft, dass dies zu einer positiven Entwicklung in Sektoren führen wird, die bereits in der Europäischen Union etabliert sind, wie Maschinenbau, Landwirtschaft, Gesundheitswesen oder auch Mode. 

Im Bereich Human Resources kann KI beispielsweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen unterstützen, indem sie das gesamte Verfahren der Stellenausschreibung, der Durchführung des Bewerbungsgesprächs und der Auswahl der Teilnehmenden übernimmt. Einzig die Entscheidung, welcher Kandidat eingestellt wird, muss dann nur noch der Arbeitgebende treffen, da automatisierte Einzelentscheidungen nach Art. 22 DS-GVO verboten sind. 

Das Thema Videoüberwachung, insbesondere im Unternehmenskontext ist hingegen heikel und nicht selten mit Stolperfallen für den Arbeitgeber verbunden. Während bei Berufen mit hohem Berufsrisiko, beispielsweise bei der Polizei, KI zur Wahrung des persönlichen Schutzes verwendet wird, ist KI in anderen Bereichen in der Lage die Erstellung von Leistungs- und Bewegungsprofile der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Dies stellt jedoch regelmäßig einen nicht notwendigen Eingriff in die Rechte und Freiheiten der Mitarbeitenden dar und soll daher künftig durch das neue Beschäftigtendatenschutzgesetz besser geregelt werden. 

Bei der Nutzung von KI am Arbeitsplatz kann sich auch ein Konflikt mit der Informationspflicht des Arbeitsgebers gegenüber den Arbeitnehmenden ergeben. Neben der Information darüber, dass mit KI gearbeitet wird, ist auch die Offenlegung des Aufbaus und die Funktionsweise des Algorithmus der KI nötig. Oftmals arbeiten Unternehmen jedoch mit KI-Anwendungen anderer Unternehmen, deren Algorithmus ein Geschäftsgeheimnis ist und haben daher selbst keine Kenntnis über die konkrete Funktionsweise der KI. Hieraus kann sich dann ein Informationsdefizit des Arbeitgebers gegenüber den Arbeitnehmenden ergeben. 

Künstliche Intelligenzen sind imstande, zahlreiche Aufgaben übernehmen. Wie sieht es mit den Arbeitsplätzen aus? 

Bei vielen Arbeitnehmenden besteht nach wie vor die Sorge aufgrund von KI ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Künstliche Intelligenzen sind stetig in der Entwicklung und erweitern daher täglich ihr Wissen und ihre Fähigkeiten. Während einige Ökonomen dies für Berufe mit routinierten Tätigkeiten vorhersagen, sehen andere das Problem eher bei den fehlenden Investitionen in die Entwicklung von KI, insbesondere in Deutschland. Durch diesen Marktanteilverlust würden viel mehr Arbeitsplätze verloren gehen und nicht etwa durch die Übernahme von Tätigkeiten durch KI. Während in den USA allein im Jahr 2022 47,4 Mrd. US-Dollar in die Entwicklung Künstlicher Intelligenzen investiert wurde, gefolgt von China mit 13,4 Mrd. US-Dollar, waren es in Deutschland hingegen nur 2,4 Mrd. US-Dollar. Allerdings investierte auch kein anderer EU-Staat mehr.  

Welche konkreten Probleme ergeben sich beim Einsatz von KI im Unternehmensalltag? 

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) kritisiert in einer Stellungnahme den Einsatz von generativer KI-Anwendungen durch Arbeitnehmende am Arbeitsplatz. Gerade durch die Integration generativer KI in alltäglich genutzte Anwendungen wie Textverarbeitungsprogrammen oder auch Suchmaschinen ist die Hürde für die Nutzung denkbar gering. Arbeitnehmende müssen sich dessen bewusst sein, dass sie auch hier die datenschutzrechtlichen Grundsätze beachten und insbesondere eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben müssen. Dabei sind insbesondere Arbeitgeber in der Pflicht, entsprechend zu schulen und ihre Beschäftigten für die Problematik zu sensibilisieren. Die Verwendung solcher Systeme führt zudem häufig zu einem Konflikt mit dem datenschutzrechtlichen Transparenzgebot. Es ist häufig kaum oder gar nicht zu erkennen aus welchem Datenpool die KI ihr Wissen bezieht. 

Ein Fall aus den USA zeigt, dass das Wissen der KI auch veraltet oder vielmehr noch die herausgegebenen Informationen falsch sein kann. Ein Anwalt aus den USA hatte mithilfe des Chatbots ChatGPT nach Präzedenzfällen im Zusammenhang mit Verjährungen gesucht. ChatGPT hatte ihm daraufhin falsche Fälle präsentiert. Die KI war in der Lage mithilfe ihres Wissens ganze Fallakten zu erfinden, welche wiederum Verweise auf weitere erfundene Gerichtsurteile enthielten. Das Gericht sah darin einen Täuschungsversuch, welcher gravierende Folgen für den Rechtsanwalt haben könnte.  

Kompliziert wird es also vor allem bei der Frage der Haftung. Ob Fehler auf Anwender- oder Programmfehler zurückzuführen sind, kann gegebenenfalls schwierig zu beweisen sein. Auch bei der Generierung von Bildern stellt sich die Frage, wem dieses gehört. Dem Unternehmen, dass die KI eingesetzt hat, dem Mitarbeiter, der die Daten in das System eingespeist hat oder doch dem Entwickler? 

Fazit und Ausblick 

KI im Unternehmen? Ja oder nein? 

Ob der Einsatz von KI-Anwendungen sinnvoll ist, hängt von dem Tätigkeitsbereich ab. Innerhalb der Produktion stellt die Verwendung von KI eher kein Problem dar. Auch für Recherchearbeiten oder im Bewerbungsverfahren kann KI eine Erleichterung darstellen, jedoch sollten die ausgegebenen Informationen anschließend kontrolliert werden.  

Bei der Bewertung des Einsatzes von KI muss jedoch klar differenziert werden, ob gerade personenbezogene Daten verwendet werden und basierend darauf abgewogen werden, ob eine Nutzung nicht mit einem zu hohen Risiko verbunden ist. Grundsätzlich können Künstliche Intelligenzen für Unternehmen ein großer Gewinn sein, die Anwendung ist jedoch mit Vorsicht zu genießen.  

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Kommen bald endlich Regelungen für die Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung

Unternehmen warten auf Klarheit

Arbeitszeiterfassung

Kommen bald endlich Regelungen für die Arbeitszeiterfassung?

Einleitung

Im Rahmen seines Beschlusses vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) erklärt, dass bereits jetzt nach deutschem Recht die Arbeitszeiterfassung zum Schutz der Arbeitnehmer:innen verpflichtend ist.

Dabei beruft sich das BAG im Wesentlichen auf das sog. Stechuhr-Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO), welches die Auslegung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) betraf. Das Urteil haben wir damals auch in unserem Blog-Artikel betrachtet (zum Nachlesen unter https://rickert.law/verpflichtung-des-arbeitgebers-zur-systematischen-arbeitszeiterfassung/).

Der EuGH hatte festgestellt, dass Arbeitgeber nach Unionsrecht verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, um die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer:innen zu erfassen. Die EU-Mitgliedstaaten sind dazu angehalten, diese Pflicht umzusetzen und Details zu regeln.

Deutschland und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

In Deutschland ist die Umsetzung bisher noch nicht erfolgt. Das BAG verleiht dem EuGH-Urteil Nachdruck und drängt die Politik darauf, durch neue Regelungen im Arbeitszeitgesetz endlich Rechtsicherheit für deutsche Unternehmen zu schaffen.

Neu ist allerdings die Feststellung des BAG, dass trotz bislang fehlender Umsetzung des Unionsrechts in Deutschland schon eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt, weil § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Lichte des Unionsrecht auszulegen ist.

In seinen Urteilsgründen aus dem vergangenen Dezember machte das BAG allerdings noch keine inhaltlichen Vorgaben für zukünftige Regelungen. Es wurde offen gelassen, ob das System digital oder analog sein soll.

Zudem hat das BAG klargestellt, dass die Dokumentation der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmer:innen selbst delegiert werden kann, was beispielsweise mit Blick auf die Arbeit im Home Office interessant ist. Voreilige Schlüsse oder Ängste vor dem Ende der Vertrauensarbeitszeit sind daher unbegründet. Das BAG betont vielmehr, dass die Arbeitszeiterfassung allein dem Schutz der Arbeitnehmer:innen dient: Sie sollen davor bewahrt werden, zu viel zu arbeiten und Ruhezeiten nicht einzuhalten.

Das Bundesarbeitsministerium hat angekündigt, voraussichtlich noch im ersten Quartal 2023 einen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz vorzustellen. Bislang ist durch das Arbeitszeitgesetz nur die Aufzeichnung von Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen vorgegeben.

Fazit

Für Arbeitgeber ist es ratsam, jetzt zeitnah ein entsprechendes Erfassungssystem einzurichten oder sich zumindest näher mit praktikablen Modellen auseinanderzusetzen. Eine Strafe bei fehlender Einrichtung muss zumindest bislang noch nicht befürchtet werden.

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Der „Gelbe Schein“ wird digital!

Gelbe Schein

Ab dem 01.01.2023 kann der Arbeitgeber die Krankmeldung direkt bei der Krankenkasse abrufen.

Gelbe Schein

Nicht vergessen: Der Gelbe Schein wird digital!

Zum 01.01.2023 wird bundesweit für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (der „Gelbe Schein“) verpflichtend elektronisch. Das bedeutet, beim Arztbesuch erhalten die PatientInnen lediglich einen Papierausdruck für ihre Unterlagen. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird hingegen auf technischem Wege direkt an die Krankenkassen übermittelt. Dort kann der Arbeitgeber die Informationen dann abrufen.

Was müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer jetzt noch tun?

Es besteht weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden und diese regelmäßig spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Beachten Sie hier auch die Regelungen, die in ihrem Betrieb für die Krankmeldung vorgesehen sind. 

Nur die bisherige Nachweispflicht der Arbeitsunfähigkeit durch Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung gegenüber dem Arbeitgeber entfällt jetzt nach dem neuen § 5 Abs. 1a EntgFG.

Den voraussichtlichen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit müssen Sie Ihrem Arbeitgeber jedoch ebenfalls mitteilen, weil die Abfrage der eAu bei den Krankenkassen nur mit dieser Information erfolgreich durchgeführt werden kann.

In welchen Schritten erfolgt die Übermittlung der eAU?

Schritt 1: Datenübermittlung von der Arztpraxis an die Krankenkasse (§§ 295 Abs. 1, 1, 10 SGB V)

Schritt 2: Erstellung einer Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber durch die Krankenkasse (§ 109 SGB IV n.F.)

Schritt 3: Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse (neuer § 5 Abs. 1a EFZG)

Welche Informationen erhält der Arbeitgeber durch die eAU?

Die Krankenkasse übermittelt dem Arbeitgeber folgende Informationen:

  • Name der versicherten Person
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

In welchen Fällen muss bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern auch weiterhin eine klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgen?

  • Krankheitsfälle im Ausland
  • Physiotherapie
  • Psychotherapie
  • Erkrankung eines Kindes
  • Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft
  • Rehabilitationsmaßnahmen
  • Wiedereingliederungsmaßnahmen
  • Nicht an das System angebundene Arztpraxen

Was passiert, wenn technische Probleme die Übermittlung (vorübergehend) verhindern?

Die Daten werden durch die Praxis-Software gespeichert und der Versand der Krankmeldung erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. 

Bei einer länger andauernden Störung wenden Arztpraxen das Ersatzverfahren mit Papierausdrucken an: Der gesetzlich versicherte Arbeitnehmer schickt dann den Ersatzausdruck selbst an seine Krankenkasse. Die Daten können durch einen aufgedruckten Barcode von den Krankenkassen ohne großen Aufwand digitalisiert und den Arbeitgebern anschließend bereitgestellt werden.

Welchen Hintergrund hat die Änderung?

Im Rahmen des Dritten Bürokratie-Entlastungsgesetzes (Begründung BT-Drs 19/13959) wurde das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) und darin ein einheitliches und verbindliches elektronisches Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Ärzte an die Krankenkassen eingeführt.

Seit 01. Januar 2022 lief die Pilotphase: Arbeitgeber, die bereits technisch dazu in der Lage waren, konnten die AU-Daten schon elektronisch bei den Krankenkassen einsehen.

Es ist davon auszugehen, dass auch in Zukunft weitere Anwendungsfälle in das eAU-Verfahren aufgenommen werden.

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law-to-go: Urlaubsregelungen an Weihnachten und Silvester 

Urlaubsregelungen an Weihnachten

Kurze Antworten auf schnelle Fragen

Urlaubsregelungen an Weihnachten

law-to-go: Urlaubsregelungen an Weihnachten und Silvester 

Sind Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) gesetzliche Feiertage? 

Nein. Aber der 1. und 2. Weihnachtstag sowie der 1. Januar sind gesetzliche Feiertage, für die Sie sich keinen Urlaub nehmen müssen. 

Haben alle Arbeitnehmende an diesen gesetzlichen Feiertagen automatisch frei? 

Grundsätzlich ja, es sei denn, sie fallen unter die Berufsgruppen der Feuerwehr, Pflegedienste, Gastronomie, Landwirtschaft und natürlich der Verkehrsbetriebe. 

Reichen denn für Heiligabend und Silvester wenigstens halbe Urlaubstage? 

Leider nicht. Zumindest aus gesetzlicher Sicht. Aber weil Chef*innen an Weihnachten gerne nett sind, ist es in vielen Betrieben üblich geworden.  

Bekomme ich mehr Geld, wenn ich an Heiligabend oder Silvester arbeite? 

Nein. Unter bestimmten Voraussetzungen jedoch, nämlich wenn es vertraglich oder tariflich vereinbart wurde, ist selbst das möglich. 

Muss ich zwischen den Tagen arbeiten? 

Natürlich. Es sind ganz normale Arbeitstage. 

Kann mich mein Betrieb zwingen, an diesen Tagen Urlaub zu nehmen? 

Ja, das kann er, indem er den sog. Betriebsurlaub veranschlagt. Er kann dies jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen tun. 

Mehrere Mitarbeitende möchten z.B. an Heiligabend Urlaub nehmen: wer bekommt den Vortritt? 

Das kommt darauf an… wie die Vorjahresurlaubsregelung aussah, wer besonders erholungsbedürftig ist oder wer familiär wichtige Gründe hat. Die Antwort lautet also: es ist immer jemand anderes. 

Gibt es eine Art Gewohnheitsrecht für die Urlaubsregelungen an Heiligabend und Silvester? 

Gibt Ihr Betrieb Ihnen drei Jahre in Folge an diesen Tagen frei, nennt man das „Betriebliche Übung“ und Sie können darauf in Zukunft beim Arbeitsgericht bestehen. Es sei denn, in der betrieblichen Mitteilung findet sich irgendwo der Vorbehalt, dass die Freistellung nur für das jeweilige Jahr gilt und freiwillig erfolgt. 

Verfällt mein Resturlaub zum Ende des Jahres? 

Bisher war das so, von bestimmten Ausnahmen abgesehen. Inzwischen jedoch darf der Jahresurlaub grundsätzlich nur noch dann verfallen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er den Arbeitnehmenden angemessen auf den bevorstehenden Verfall des Resturlaubs hingewiesen hat und ihm die Chance gelassen hat, den Urlaub noch anzutreten. 

Wie immer gibt es Einzelfallregelungen und Ausnahmen. Und wie immer stehen wir Ihnen für gezielte Aufklärung gerne zur Verfügung.  

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